مع تزايد التكنولوجيا والتحول الرقمي أصبحت المحاسبة السحابية بديل شائع للمحاسبة اليدوية التقليدية، في هذا المقال سنتحدث عن الفرق بين المحاسبة اليدوية والسحابية وأهميتها.
المحاسبة اليدوية هي طريقة تقليدية للمحاسبة فيها يقوم المحاسب بتدوين كل المعاملات اليومية في دفتر القيود اليومية، ومن ثم يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ.
حتى إعداد التقارير والقوائم المالية يتم بشكل يدوي مما يتطلب الكثير من الوقت والجهد البدني والذهني، كما يعد استخدام الإكسل لإجراء المعاملات المحاسبية مكلف للوقت والجهد، لذلك فهناك حاجة ملحة لحلول مختلفة تساعد في أتمتة العمل المحاسبي وتقليل الجهد والوقت المبذولين.
تعد حلول أتمتة العمل المحاسبي مثل البرامج المحاسبية المحوسبة والنظم السحابية بديل مثالي لتحسين دقة وكفاءة العمل في المجال المحاسبي، كما تعد المحاسبة اليدوية هي طريقة تقليدية للمحاسبة وتعاني من العديد من المشاكل والتحديات مثل:
• الأخطاء الناتجة عن السهو البشري
• عدم ضمان الحفاظ على السجلات
• إمكانية التدليس وتغيير الأرقام
• تعتمد على طرق بدائية ولا تلبي احتياجات العصر الحالي
• تصبح مجهدة أكثر مع كبر حجم الشركة وتعدد الأنشطة والفروع
• تزيد من تكاليف الشركة نتيجة زيادة المرتبات لحاجة الشركة لأكثر من محاسب لإتمام العمل الذي يمكن لمحاسب واحد إنجازه باستخدام البرامج السحابية
يشير مصطلح المحاسبة السحابية إلى استخدام البرامج المحاسبية التي تعتمد على السحابة لتخزين البيانات والمعلومات المحاسبية، وتشمل هذه البرامج عادة إصدار الفواتير ونظم نقاط البيع ولكن يمكن أن تتوسع لتشمل إدارة المخازن والمشتريات وكافة جوانب العملية المحاسبية.
تتميز المحاسبة السحابية بالربط بين الأنظمة السحابية والمنصات الحكومية لتسهيل التحصيل الضريبي ومنع الغش والتلاعب عند تقديم الإقرارات الضريبية، وتعتبر المحاسبة السحابية بمثابة حل مثالي لتحسين دقة وكفاءة العمل في المجال المحاسبي.
المحاسبة السحابية تعتبر حل مثالي لتحسين دقة وكفاءة العمل في المجال المحاسبي حيث توفر العديد من الفوائد التي لا يمكن الاستغناء عنها من بينها:
هناك العديد من الفروقات بين المحاسبة اليدوية والمحاسبة السحابية ولكن إليك 6 فروقات رئيسية:
• في المحاسبة اليدوية يتم تخزين البيانات في أوراق وملفات ورقية بينما في المحاسبة السحابية يتم تخزين البيانات في السحابة عبر الانترنت.
• يتم الوصول إلى البيانات المخزنة في المكاتب الفعلية بالمحاسبة اليدوية، بينما في المحاسبة السحابية يمكن الوصول إلى البيانات من أي مكان عبر الإنترنت.
• مشاركة البيانات بالمحاسبة اليدوية عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد العادي بينما في المحاسبة السحابية يمكن مشاركة البيانات بشكل آمن ومباشر عبر الإنترنت.
• يتطلب الحفاظ على نظام المحاسبة اليدوي العديد من الموارد البشرية والمادية بينما في المحاسبة السحابية يمكن الوصول إلى النظام بتكلفة أقل.
• يمكن أن تكون البيانات المخزنة بالمحاسبة اليدوية في الورق عرضة للسرقة أو الضياع بينما في المحاسبة السحابية يتم تخزين البيانات بشكل آمن ومحمي.
• في المحاسبة اليدوية يتطلب تحديث النظام تحميل البرامج والتثبيت على أجهزة الكمبيوتر الفردية بينما في المحاسبة السحابية يتم تحديث النظام بشكل آلي وفوري.
عند اختيار برنامج محاسبي سحابي يجب عليك اتباع الخطوات التالية:
• حصر المميزات التي تريدها في النظام بشكل دقيق.
• تحديد ميزانيتك والتأكد من أن النظام يناسبها.
• البحث عن الأنظمة المحاسبية السحابية الموجودة في السوق.
• مقارنة الميزات والتكاليف بين الأنظمة المختلفة واختيار النظام الذي يناسب احتياجاتك ويتوافق مع ميزانيتك.
• التأكد من أن النظام يتوافق مع احتياجاتك وأنه يحقق لك أفضل نتيجة بأقل تكلفة.
English