نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو أداة مهمة لإدارة الموارد البشرية في أي مؤسسة حديثة حيث يتضمن هذا النظام مجموعة من الوظائف التي تساعد على تنظيم وإدارة البيانات المتعلقة بالموظفين والشؤون الإدارية بشكل أكثر فعالية، وهذا لان نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) يتميز بقدرته على جمع وتحليل البيانات بطرق تساعد في اتخاذ القرارات الإدارية بناءً على معلومات دقيقة، كما يتمكن هذا النظام من تخزين معلومات الموظفين، متابعة سجلات الأداء، إدارة الأجور، وتتبع الحضور والانصراف، بفضل هذه القدرات، يوفر نظام معلومات الموارد البشرية الوقت والمجهود ويضمن دقة المعلومات المقدمة إلى الإدارة العليا.
أهمية نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) تكمن في قدرته على تحقيق التكامل بين مختلف العمليات الإدارية المتعلقة بالموظفين، فعندما تكون البيانات متوفرة بشكل مركزي وسهل الوصول إليها، يصبح من السهل إجراء التحليلات اللازمة لتحديد الاحتياجات المستقبلية للشركة وتخطيط استراتيجيات الموارد البشرية بفضل هذا النظام، يمكن تحسين سير العمل داخل الشركة وتعزيز الكفاءة العامة، حيث يساعد في تقليل الوقت المستغرق في العمليات اليدوية ويزيد من الدقة في متابعة أداء الموظفين.
يعتبر نظام معلومات الموارد البشرية حجر الزاوية في تحسين العلاقة بين الموظفين والإدارة من خلال نظام معلومات الموارد البشرية، يمكن متابعة تطور الموظف داخل المؤسسة وتقديم التقارير الدورية التي تعزز من عمليات التقييم والمكافآت كما يوفر مرونة في إدارة الحضور والإجازات، ويساعد في تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة من خلال توحيد الإجراءات والبيانات لذلك يصبح نظام معلومات الموارد البشرية وسيلة فعالة لتطوير الموارد البشرية وتحقيق أهداف المؤسسة بشكل استراتيجي.
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، اكتشف كيف يمكنك تبسط العمليات المتعلقة بالموارد البشرية وتعزيز الكفاءة باستخدام نظام معلومات الموارد البشرية وتعرف على أهم أنواعه ومزاياه وكيفية الاستفادة من هذه التقنيات المتقدمة لتعزيز من أداء أعمالك وهذا ما نوضحة لكم من خلال موقع برنامج البيان للمحاسبة للمستودعات.
نظام معلومات الموارد البشرية هو عبارة عن برنامج يستخدم لجمع المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية وتخزينها ومعالجتها ضمن قاعدة بيانات موحدة في الشركة ويعمل على إدارتها وأتمتة العمليات الأساسية، كما يعمل النظام على توحيد المهام والعمليات وحفظ الوثائق والسجلات وتوفير تقارير دقيقة حول أداء العمل.
• غالباً ما يتضمن نظام معلومات الموارد البشرية الميزات الأساسية اللازمة لإدارة الموارد البشرية بشكل شامل، يساعد هذا النظام الشركات على إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية الأساسية، مثل:
• في بعض النواحي، يمكن اعتبار نظام معلومات الموارد البشرية قاعدة بيانات ذكية لمعلومات الموظف، إن تفاعل البيانات والعمليات التي يمكن تنفيذها وإمكانيات إعداد التقارير تجعل إمكانية الوصول للبيانات المخزنة في النظام أكثر سهولة وفعالية في الاستخدام.
• يستخدم قسم الموارد البشرية نظام معلومات الموارد البشرية للعمل بشكل أكثر كفاءة واتخاذ القرارات المناسبة المستندة إلى البيانات.
اقرأ ايضا: ما هي إدارة المبيعات وأهدافها وأهميتها
يتكون نظام معلومات الموارد البشرية من 6 مكونات رئيسية سنستعرضها بالتفصيل.
1. قاعدة البيانات
يتضمن المحور الأساسي لنظام معلومات الموارد البشرية قاعدة بيانات لتخزين معلومات الموظف، يمكن لمتخصصي إدارة الموارد البشرية إدخال جميع بيانات الموظفين في النظام والوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت على مدار الساعة، تتضمن أنواع البيانات التي يجمعها متخصصو الموارد البشرية في قاعدة البيانات:
بفضل إمكانية تقييد صلاحيات الوصول، يقوم نظام معلومات الموارد البشرية بتأمين جميع بيانات الموظفين ضد السرقة والتلاعب، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء نسخ احتياطية عند قاعدة البيانات لضمان عدم فقدان بيانات الموظفين.
2. إدارة الوقت والعمل
يساعد نظام معلومات الموارد البشرية على اختصار الوقت والعمل بنسبة كبيرة بفضل إمكانية أتمتة الأعمال مثل:
كما أنه يساهم في تحسين قدرة قسم الموارد البشرية على تتبع الالتزام بالمواعيد والحضور.
3. الرواتب
تعد إحدى العناصر الأساسية في نظام معلومات الموارد البشرية، فهو يساعد على:
4. إدارة الفوائد
تعد الفوائد من العوامل الرئيسية لجذب المواهب عالية الجودة والاحتفاظ بها في شركتك، يعمل نظام معلومات الموارد البشرية على تبسيط إدارة الفوائد بعدة طرق حيث:
5. واجهة الموظف
تضمن واجهة الموظف المخصصة تحكم الموظف بكافة المعلومات التي يحتاجها مما يعطيه الشعور بالرقابة الذاتية على مهامه، بالإضافة إلى أنها توفر الكثير من الوقت والجهد، كما أنها تحد من صلاحيات المستخدم للوصول إلى كامل البيانات الموجودة.
ما هي القدرات المحددة التي تغطيها واجهة الموظف؟
6. التوظيف والاحتفاظ
يعد التوظيف والاحتفاظ هما من أهم مكونات نظام معلومات الموارد البشرية فهي بمثابة مرتكز لجميع سياسات وأنظمة الموارد البشرية، حيث أن العثور على مواهب جديدة، واكتسابها، إشراكها في بيئة العمل، وأخيراً القدرة على الاحتفاظ بها، هي المهمة الرئيسية لموظف الموارد البشرية.
7. إدارة المواهب والتدريب
يكمن الهدف الأساسي من اكتساب المواهب وتدريب الموظفين وتطويرهم لتحسين عمليات إعداد الموظفين ودمجهم في بيئة الشركة التنظيمية وزيادة معدلات الاحتفاظ بالمواهب عالية الجودة.
كيف يمكن أن تفيدك خاصية إدارة المواهب والتدريب؟
توجد فئات عديدة لأنظمة معلومات الموارد البشرية، نذكر منها الفئات الأساسية التالية:
• نظام معلومات الموارد البشرية الشامل: تعمل هذه الأدوات البرمجية كقاعدة بيانات مركزية للبيانات التي تدعم عمليات الموارد البشرية التشغيلية والتكتيكية، فهو يوفر القدرة على مراجعة وإدارة قاعدة بيانات لمختلف وظائف الموارد البشرية، بما في ذلك جرد المهارات وتحليل الوظائف وتصميمها وإرشادات سلامة الموظفين وإدارة الأداء والمزيد.
• نظام معلومات الموارد البشرية ذو وظيفة محددة: يعد حلاً أكثر تخصصاً لاحتياجاتك المحددة المتعلقة بالموارد البشرية، تركز هذه الأدوات البرمجية على واحدة أو اثنتين من عمليات الموارد البشرية الأساسية، تختلف الوظيفة أو الأدوات تبعاً للحاجة والنظام.
• نظام معلومات الموارد البشرية التشغيلي: وهو يركز على إدارة قاعدة بيانات الموظفين ويساعد الموارد البشرية والمديرين في التخلص من مسؤوليات إدارة الأفراد المتكررة، ويساهم في على تبسيط إدارة الأداء والتغييرات الداخلية للموظفين مثل إدارة المواهب والتوظيف والترقيات والعمليات الأخرى.
• نظام معلومات الموارد البشرية الاستراتيجي: تُستخدم نظام معلومات الموارد البشرية الاستراتيجي في التحليل واتخاذ القرارات القائمة على البيانات وتحديد الأهداف، كتخطيط القوى العاملة وتحديد الأهداف باستخدام البيانات مثل معلومات السوق وميزانيات العمليات وتوافر الموظفين.
• نظام معلومات الموارد البشرية التكتيكي: يساعد نظام معلومات الموارد البشرية التكتيكي المدراء على اتخاذ قرارات فعالة فيما يتعلق بتخصيص الموارد وتحليل الوظائف والتدريب والتطوير والامتثال والكفاءة والتوظيف وغيرها من عمليات إدارة القوى العاملة الداخلية، كما أنه يعالج البيانات الخارجية مثل معلومات المنافسين واللوائح الحكومية ومعلومات النقابات.
يقدم نظام معلومات الموارد البشرية العديد من الفوائد لشركتك، فهو يعطي آلية جديدة لتنظيم العمليات والإجراءات الموارد البشرية، تختلف الفوائد تبعاً للنظام الذي ستقوم باختياره، ولكن سنقوم بذكر الفوائد الأساسية التي قد يوفرها أي نظام معلومات موارد بشرية:
• يسرع المهام: يمكّن نظام معلومات الموارد البشرية قسم الموارد البشرية من قضاء وقت أقل في المهام الكتابية، ويساعد على ضمان دقة بيانات الموظفين ويمكن أن يسهل على الموظفين إدارة معلوماتهم.
• يقلل من الأعمال الورقية: يساعد وجود قاعدة بيانات مركزية على التخلص من المستندات والوثائق والتي يمكن أن تتلف بسهولة، بالإضافة إلى الحاجة إلى البحث في ملفات الموظفين الورقية الكبيرة للعثور على المعلومات.
• تمكين الموظفين: يمكن للموظفين الوصول مباشرة إلى معلوماتهم الشخصية وإجراء تغييرات عليها دون الحاجة إلى الاتصال بقسم الموارد البشرية عند الحاجة إلى إجراء أي تعديلات تتعلق بالموظف.
• يحافظ على الامتثال: يتم تنظيم مهام الموارد البشرية بشكل كبير، ولا يوجد هامش كبير للخطأ، تتمتع العديد من أنظمة معلومات الموارد البشرية بقدرات مراقبة وتم تصميمها مع وضع لوائح امتثال محددة في الاعتبار.
• يوفر الأمان والخصوصية: يساعد نظام معلومات الموارد البشرية على تأمين بيانات الموظفين والحفاظ على خصوصية المعلومات، حيث يعد أمان البيانات والخصوصية من العوامل المهمة عند التعامل مع المعلومات الشخصية الحساسة.
• يقدم ميزات تعتمد على البيانات: تتضمن بعض برامج نظام معلومات الموارد البشرية ميزات مثل التحليلات التنبؤية والتنبؤ والنمذجة، والتي يمكن أن تساعد الموارد البشرية في اتخاذ المزيد من القرارات القائمة على البيانات.
• يوفر قابلية التوسع: يمكن تطوير نظام معلومات الموارد البشرية القائم على السحابة بسهولة وفقاً لاحتياجات المؤسسة.
• يحسن الإنتاجية: تعمل بعض الميزات مثل الخدمة الذاتية على تبسيط عملية إنشاء البيانات الرئيسية للموظفين أو التغييرات التنظيمية وتوفر الكثير من الوقت، قد يوفر نظام معلومات الموارد البشرية أيضاً إمكانات متنقلة توسع الخدمة الذاتية وتوفر مرونة إضافية للعاملين عن بعد.
المزايا:
• يوفر نظام معلومات الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية يمكن للشركات الوصول إليها.
• يؤدي إلى تحسين دقة البيانات والتحليلات الشاملة داخل فروع الشركة المختلفة وعبرها.
• يزيد من إنتاجية موظفي الموارد البشرية والموظفين.
• يعمل على تبسيط عملية التوظيف من خلال عملية التوظيف المحسنة.
• يساعد على تنظيم العمل في الشركة وتقييم الأداء وجدولة المواعيد ضمن تقويم محدد.
• اتخاذ القرارات المبنية على البيانات الحقيقية المدخلة.
• تعزيز تجربة الموظف.
• يحافظ على دقة البيانات.
• التذكيرات التلقائية للأحداث، مثل تقييمات الأداء والمواعيد النهائية للمزايا، والإخطار والتنبيه تلقائياً إذا لم يتم تنفيذ الإجراءات.
العيوب:
• قد تكون تكاليف التنفيذ الأولية كبيرة عند اعتماد النظام في المراحل الأولية.
• يتطلب نظام معلومات الموارد البشرية متخصصين في الموارد البشرية داخل الشركة.
• يمكن أن تؤدي مركزية البيانات إلى مخاطر أمنية كانتهاك الخصوصية أو ضياع البيانات.
• توجد بعض التحديات فيما يتعلق بالمرحلة الانتقالية المتعلقة باعتماد النظام.
اقرأ ايضا: ما هو مبدأ التكلفة التاريخية وأهميته والفرق بينه وبين القيمة العادلة
يعد الاستثمار في نظام معلومات موارد بشرية أمراً مهماً في عصرنا الحالي بفضل ما يقدمه من مجموعة متنوعة من الوظائف لتحسين إدارة الموارد البشرية لديك، تشمل وظائف نظام معلومات الموارد البشرية الرئيسية ما يلي:
1. إدارة كشوف المرتبات:
يقوم نظام معلومات الموارد البشرية بأتمتة إدارة كشوف المرتبات بفضل جميع البيانات التي تم جمعها من الشركة، المكافآت والإجازات والغياب والعمل الإضافي، ويمكنه تلقائياً إنتاج كشف الراتب لكل موظف، مما يوفر قدراً كبيراً من الوقت في عمل هذه المهمة.
2. إدارة الجداول الزمنية:
بدءاً من جداول الموظفين وحتى الإجازات المأخوذة، يقدم نظام معلومات الموارد البشرية أداة كاملة لإدارة الوقت، علاوة على ذلك، فهو يسجل غيابات الموظفين وأيام الإجازة لتقليل إدخال البيانات يدوياً وجعل البيانات مؤتمتة وأكثر موثوقية.
3. إدارة شؤون الموظفين:
يساعد نظام معلومات إدارة الموارد البشرية في عملية تحرير عقود العمل وإدارة مطالبات النفقات وتتبع الفحوصات الطبية مما يوفر الكثير من الوقت من خلال تبسيطها، يمكن للموظفين إرسال الطلبات الخاصة بهم مباشرةً إلى النظام، والتي يمكن بعد ذلك معالجتها بسرعة وإلكترونياً بواسطة قسم الموارد البشرية.
4. إدارة المواهب البشرية:
يرشد نظام معلومات الموارد البشرية الإدارة خلال كل مراحل إدارة المواهب البشرية، بدءاً من جمع عناصر المعلومات المختلفة في السيرة الذاتية للمرشح إلى اقتراح تدريب مخصص للموظفين، وبهذه الطريقة، يمكن الوصول إلى خريطة دقيقة لجميع المهارات المتاحة داخل شركتك وإدارتها، والتأكد من إنشاء عملية توظيف فعالة.
5. الخدمات الذاتية للموظفين:
تزيد خدمات الخدمة الذاتية من إنتاجية القوى العاملة بفضل بيانات الموارد البشرية المتكاملة على منصة واحدة، كما يوفر معلومات الموارد البشرية الرئيسية التي يمكن تتبعها بناءً على المتطلبات الخاصة بكل بلد، ويمكن تزويد الموظفين بصفحة ملف شخصي مخصصة، حيث يمكنهم إدارة المزايا وعرضها وطلب إجازة وغيرها.
6. الوقت والحضور:
يوفر نظام الموارد البشرية رقابة دقيقة على أوقات دوام الموظفين مما يزيد من الكفاءة الإدارية باستخدام ملفات تعريف الوقت لتحديد إجازات الموظفين وجداول العمل والأقساط، بالإضافة إلى أتمتة الحسابات التلقائية للوقت والدفع حسب ملف تعريف الخاص بكل موظف.
7. الهياكل التنظيمية:
من الوظائف الهامة التي يوفرها نظام معلومات الموارد البشرية هي التحليلات للحصول على نظرة في الوقت الحقيقي للقوى العاملة بأكملها بالإضافة إلى تحديد المناصب المهمة وإجراء تعديلات على القوى العاملة بسرعة لمعالجة الثغرات ووضع تصور الهياكل التنظيمية في الشركة.
العربية