نقاط البيع POS هو أحد الأدوات الأساسية التي تساعد الشركات في إدارة عمليات البيع اليومية بشكل أكثر فعالية. يُستخدم هذا النظام في المتاجر والمطاعم ومحطات الوقود وغيرها من الأماكن التي تقدم خدمات البيع بالتجزئة، حيث يتيح إجراء المعاملات المالية بسهولة ومرونة. تعتمد هذه الأنظمة على أجهزة حاسوبية وبرامج مخصصة تسجل المبيعات، تُحسب الفواتير، وتُراقب المخزون. لكن ما هي نقاط البيع POS بالتحديد؟ هو ببساطة النقطة التي يتم فيها إنهاء معاملة البيع، سواء كان ذلك عبر الإنترنت أو في المتاجر التقليدية.
عند التساؤل حول ما هي نقاط البيع POS وكيفية استخدامها، نجد أنها تقدم مزايا عديدة للشركات. من خلال دمج عمليات الدفع مع أنظمة إدارة المخزون والزبائن، يمكن لأصحاب الأعمال تحسين تدفق العمل وتقديم تجربة أفضل للعملاء. على سبيل المثال، يستطيع موظفو المتجر معرفة المخزون المتاح في الوقت الفعلي، الأمر الذي يساعدهم في تقديم خدمة أسرع وأكثر دقة للزبائن. علاوة على ذلك، توفر أنظمة نقاط البيع POS تقارير تفصيلية حول الأداء اليومي، مما يساهم في اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة.
بفضل التطور التكنولوجي المستمر، أصبحت نقاط البيع POS أكثر تطورًا وفعالية. الأنظمة الحديثة توفر دعمًا للمدفوعات الإلكترونية، بما في ذلك البطاقات البنكية والمحافظ الرقمية، مما يسهل على العملاء إجراء عمليات الدفع بسرعة وسهولة. إذا كنت تبحث عن إجابة شاملة لسؤال ما هي نقاط البيع POS، فإنها ليست فقط أدوات لإتمام المعاملات، بل هي حلول متكاملة لإدارة الأعمال وتعزيز الكفاءة في جميع مراحل عملية البيع.
يعد وجود برنامج نقاط البيع POS ضرورياً بسبب تسارع وضخامة الأعمال في عصرنا التي تطلب السرعة والدقة في تلبية احتياجات العميل، تعرف في هذه المقالة على نقاط البيع وكيف تختار النظام المناسب لك.
نظام نقاط البيع هو عبارة عن مجموعة من الأجهزة والبرمجيات التي تمكن المنشآت من معالجة المعاملات المالية وتسجيلها، مما يتيح تتبع الإيرادات والمخزون والعملاء وتسجيل الطلبات وأخذ المدفوعات ومراقبة المخزون واتجاهات الشراء وإنشاء الفواتير وجمع البيانات للأغراض التسويقية.
بعض النقاط الهامة حول نقاط البيع:
• قد تكون نقطة البيع عبارة عن جهاز في متجر أو نقطة دفع في متجر على الإنترنت فهي تمثل نقطة التقاء العملاء بالتجار لإتمام عمليات البيع والشراء.
• قد تتم عمليات البيع والشراء في نقطة البيع إما بشكل شخصي أو عبر الإنترنت، مع إمكانية إصدار الإيصالات إما مطبوعة أو بشكل إلكتروني.
• تتضمن تقنية نقاط البيع أجهزة طرفية وتطبيقات تتيح للأشخاص أو الشركات تلقي المدفوعات باستخدام الأجهزة المتصلة مثل الهواتف الذكية.
• تتيح نقاط البيع خيارات متعددة للدفع كما أنها تستطيع معالجة بطاقات الائتمان مما يساهم في تكامل التجارة الإلكترونية في عمل المنشآت.
اقرأ ايضا: ما هي إدارة المشتريات وأهميتها ومراحل عملية الشراء
تتمثل المهمة الرئيسية لنقطة البيع في تسجيل العمليات التجارية وتلقي المدفوعات وتنظيم المعاملات المالية
• تبدأ العملية بتسجيل العناصر المطلوب شراؤها وكميتها من قبل العميل في المتجر أو عبر الانترنت، قد يتم إدخال العناصر بشكل يدوي أو باستخدام ماسح الباركود.
• يعد إضافة جميع المنتجات يتم الانتقال إلى عملية الدفع، غالباً ما يتم توفير عدة خيارات للدفع مثل الدفع نقداً أو من خلال بطاقة ائتمان.
• تتضمن عملية الدفع النقدي تسليم النقود إلى أمين الصندوق أو وضعها في الآلة، قد تتطلب عمليات الدفع بالبطاقة إما تمرير البطاقة أو إدخالها على قارئ البطاقة.
• ستقوم نقطة البيع بالتواصل مع البنك المرتبط بحامل البطاقة، ومن المحتمل أن تطلب رمز PIN، وتتحقق مما إذا كانت هناك أموال كافية لإجراء عملية الشراء.
• ثم تؤكد ما إذا كانت الدفعة قد اكتملت أو تم رفضها، تحدث كامل هذه العملية خلال لحظات وتنتهي بعمل إيصال يؤكد إتمام عملية الشراء عن طريق البطاقة.
• تحدث كامل العملية خلال لحظات وتنتهي بإنشاء إيصال يؤكد إتمام العملية من خلال البطاقة.
• بالنسبة للمعاملات عبر الإنترنت، تختلف العملية قليلاً، في العادة وبمجرد أن يصبح العميل جاهزاً للطلب، يجب أن يقوم العميل بإدخال تفاصيل الدفع الخاصة به.
• يتضمن ذلك إدخال معلومات حول البطاقة الائتمانية مثل الرقم والعنوان، قد يتم التواصل من قبل البنك مع العميل للتأكيد على القيام بعملية الدفع.
لفهم كيفية عمل نظام نقاط البيع بشكل أفضل، نحتاج أولاً إلى مناقشة المكونات المختلفة التي يمكن أن تشتمل عليها أنظمة نقاط البيع، تتكون نقاط البيع بشكل عام من جزأين رئيسيين هما البرامج والأجهزة.
البرنامج Software POS
برنامج نقطة البيع هو البرنامج أو التطبيق الذي ينفذ الوظائف المختلفة المطلوبة في نقطة البيع، على المستوى الأساسي، يقوم برنامج نقاط البيع من حساب مبالغ المعاملات وتتبع المبيعات ومراقبة المخزون، قد تحتوي بعض البرامج على عروض وميزات أكثر تقدماً بحسب حاجة العميل.
أجهزة نقاط البيع POS Hardware
تتضمن الأجهزة المكونات المادية لنظام نقطة البيع مثل:
• جهاز نقطة البيع: وهو الجهاز الذي يعمل عليه برنامج نقطة البيع، يمكن أن يكون جهاز كمبيوتر مكتبي أو كمبيوتر محمول أو جهاز محمول (مثل الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي). قد يقدم بعض موفري نقاط البيع أجهزة مصممة خصيصاً تعمل مع برامجهم الخاصة.
• قارئ البطاقات: يعتمد نوع جهاز بطاقة الائتمان على برنامج نقطة البيع والجهاز الطرفي المرتبط بها، يجب التأكد من استخدام أجهزة قراءة البطاقات المتوافق مع البرنامج.
• قارئ الباركود: يعد قارئ الباركود جهاز ضروري خاصة في المحلات التجارية الكبيرة، فهو يوفر الكثير من الوقت عوضاً عن الاضطرار إلى الكتابة يدوياً أو البحث عن المنتجات.
• طابعة الإيصالات: هو عبارة عن جهاز يتم توصيله بنظام نقطة البيع ليتم طباعة الإيصالات تلقائياً عند القيام بعمليات البيع.
• درج النقود: يحتفظ هذا الجهاز بالنقود والعملات الورقية والمعدنية بشكل أساسي، يتم توصيله والتحكم به من خلال جهاز نقطة البيع ليتم فتحه وإغلاقه بشكل تلقائي عند القيام بعمليات البيع أو الشراء.
توجد أنواع عديدة لنقاط البيع، وتختلف آلية اختيار نظام نقاط البيع المناسب باختلاف نوع وحجم وطريقة العمل الخاصة بك، لذلك قبل أن تقوم باختيار نظام نقاط البيع، حدد عدة عوامل للمقارنة بين الأنظمة المختلفة كالميزات وإمكانية التكامل وحجم العمليات حتى تتمكن من القيام بالاختيار المناسب، فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعاً من نقاط البيع:
1. أنظمة نقاط البيع للخدمة الذاتية
تم تصميم أنظمة نقاط البيع هذه لتوفير الوقت والسرعة للعميل، وتقليل تكاليف العمالة، وتفريغ الموظفين لأداء وظائف أخرى، وهي الأكثر شيوعاً وتستخدم في العديد من المطاعم وشركات الخدمة الذاتية مثل محطات الوقود وأجهزة الصراف الآلي للبنوك والفنادق وتسجيل الوصول إلى المستشفيات وتجار التجزئة وما إلى ذلك.
2. أنظمة نقاط البيع المتنقلة
تعمل أنظمة نقاط البيع هذه عبر الهواتف الذكية، تتمثل الإيجابيات في هذه الأنظمة في أنها لا تتطلب عادةً أجهزة أو محطات طرفية مربوطة، تعد هذه الأنظمة مناسبة للمستخدمين الذين يحتاجون إلى أن يكونوا متنقلين وغير مرتبطين بجهاز طرفي أو واجهة متجر.
3. أنظمة نقاط البيع اللوحية
هي عبارة عن أنظمة محمولة يمكن استخدامها في موقع بيع بالتجزئة ولكنها تسمح بمزيد من المرونة والتنقل، قد يكون هذا النظام ممتازاً لتجار التجزئة ومطاعم الوجبات السريعة والمشروبات والمطاعم الصغيرة والمقاهي وغيرها من تجار التجزئة الصغار، تشمل إيجابيات هذه الأنظمة:
4. أنظمة نقاط البيع السحابية
يعد هذا النظام خياراً سهل الاستخدام ومنخفض التكلفة لنقاط البيع لأنه يمكن استخدام أي نوع من الأجهزة لمعالجة المعاملات التجارية، قد يكون هذا هو الحل الأمثل لأي تاجر لا يقوم بعمليات بيع كبيرة الحجم وعالية التكرار؛ بالإضافة إلى ذلك، يمكن تسجيل الدخول إلى النظام من أي مكان أو جهاز متصل بالإنترنت واستخدامه.
5. أنظمة نقاط البيع متعددة القنوات
وهو عبارة عن نظام مبيعات قابل للتطوير، يدمج المبيعات ويديرها عبر قنوات مبيعات متعددة داخل المؤسسة، الميزة الأكثر أهمية لهذا النوع من نقاط البيع هي القدرة على دمج جميع المعاملات، وإدارة المخزون، وإدارة الطلبات، والمؤسسات الموحدة باستخدام نهج مبيعات متعدد القنوات كالمبيعات بالتجزئة، واستقبال الطلبات، والتسليم، والبريد الإلكتروني، والتجارة الإلكترونية.
6. أنظمة نقاط البيع مفتوحة المصدر
يوفر هذا النوع من خيارات نقاط البيع للأفراد والمجتمعات والمؤسسات بشكل مجاني أو بتكلفة منخفضة، كما انه يتيح خيار إضافة التعديلات ومزايا اخرى على النظام الأصلي.
7. أنظمة نقاط البيع الطرفية
يعد هذا النوع من أنظمة نقاط البيع تقليدي وشائع لتجار التجزئة، تتكامل أنظمة نقاط البيع الطرفية بشكل جيد مع حلول الأعمال الأخرى، بما في ذلك المحاسبة والمخزون وإدارة علاقات العملاء وإدارة البيانات، تقوم هذه الأنواع من أنظمة نقاط البيع بإنشاء إيصالات مطبوعة تتضمن تفاصيل البيع.
1. إدارة المخزون بشكل أفضل
تعمل أنظمة نقاط البيع على تسهيل تتبع المخزون الموجود في متجرك، فهي يسمح لك بإدارة مخزونك في الوقت الفعلي ومعرفة كمية المنتجات التي تمتلكها خلال فترة معينة، وتحديث المخزون بشكل آلي وفوري عند القيام بعمليات البيع والشراء وهذا يوفر الكثير من الوقت مقارنة بالتتبع اليدوي لمخزونك وتجنب النقص أو الفائض من المخزون.
2. الفوترة بسهولة وبساطة
يتيح لك نظام نقاط البيع تسجيل جميع فواتيرك بسهولة، تعد إدارة الفواتير بسهولة ضرورية لعملياتك المحاسبية بشكل خاص، حيث أنها تعد دليل على أنك قمت ببيع منتج أو خدمة، سيكون القيام بهذه الإجراءات معقد إذا تم إجراؤها يدوياً، ولهذا فإن نقطة البيع تجعل من الممكن إصدار الفواتير وتسجيل معلومات الشراء والبيع أسرع وأسهل بكثير مما لو تم ذلك يدوياً.
3. تحسين إدارة العملاء
من خلال وجود نظام نقاط البيع، من الممكن توثيق معلومات جميع عملائك في نظامك، كالاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وغيرها، من خلال الحصول على بيانات العملاء، يمكن أن يساعدك النظام على تتبع كل عميل لتقديم عروض ترويجية مستهدفة، يتيح لك وجود إدارة مناسبة لبيانات العملاء فهم عملائك المستهدفين بشكل كامل واتخاذ قرارات عمل أفضل.
4. تحسين إدارة المشتريات وطلبات الموردين
• تتيح لك أنظمة نقاط البيع تتبع جميع الطلبات التي تم تقديمها للموردين، كما انها تحتوي على البيانات الخاصة بكل مورد مما يسمح بالتواصل مع عدة موردين والحصول على عروض الأسعار الأفضل.
• كما يتيح لك نظام نقاط البيع التخطيط لمشترياتك المستقبلية، بالإضافة إلى تحديد الحد الأدنى من المنتجات التي تحتاجها لمتجرك، يساعد هذا في التحكم بشكل أفضل في مشترياتك والحصول على الكمية المثالية من المخزون لتقليل خسائرك.
5. تجربة أفضل للعملاء
توفر أنظمة نقاط البيع تجربة أفضل للعملاء، حيث أنها تتيح إكمال المعاملات بشكل أسرع، عدة طرق للدفع، إنشاء العروض وإعطاء الحسومات للعملاء، دمج متجرك مع منصة التجارة الإلكترونية وغيرها، إن إنشاء تجربة مناسبة للعملاء يؤدي إلى رضا العملاء بشكل أفضل مما يضمن عودة هذا العميل واكتساب عملاء جدد بشكل أكبر.
6. تحسين رضا العملاء وولاءهم
أصبح من الأسهل تجاوز التوقعات الأولية للمستهلكين والحفاظ عليهم من خلال أنظمة نقاط البيع عبر تقديم خدمة سريعة ودقيقة وفعالة، يمكن أن تكون هذه ميزة كبيرة لشركتك لأنه غالباً ما يكون الحفاظ على العملاء الحاليين أسهل من اكتساب عملاء جدد، ومن خلال وجود قاعدة عملاء راضية ومخلصة، يمكنك تقليل مخاطر فقدان العملاء وخسارة الأموال.
7. زيادة الأمان
توفر معظم الأنظمة أدوات حماية من فقدان أو سرقة البيانات مثل التحقق المزدوج والتشفير، وهذا يقلل من احتمالية دخول مستخدمين الغير مصرح لهم والتلاعب بالبيانات، مما يضمن سلامة البيانات المالية، كما توفر معظم حلول نقاط البيع ميزة النسخ الاحتياطي لحماية البيانات واسترجاعها في حال حدث أي مشكلة.
8. تخفيض التكلفة
يمكن أن تساعدك أنظمة نقاط البيع على تقليل تكاليف التشغيل، وهي طريقة جيدة لتوفير المال وإعادة توزيعه على الأنشطة التجارية الأخرى في شركتك.
9. زيادة الإيرادات
يمكن لأنظمة نقاط البيع أن تقدم وظائف متنوعة يمكن أن تساعد في زيادة مبيعاتك وتوفير الوقت والجهد، كما انها تقدم بيانات متنوعة عن العملاء يمكن تحليلها واستخدامها لزيادة المبيعات والقيام بالإصلاحات الضرورية لإنشاء تدفقات نقدية جديدة.
10. تقارير متقدمة
تقوم معظم أنظمة نقاط البيع بإنشاء تقارير شاملة بشكل تلقائي حول جوانب عديدة لأعمالك، يتضمن ذلك المبيعات والمشتريات والأسعار والمخزون والعملاء والموردين وغيرها، وبفضل التقارير التي تغطي عدة مواضيع، يمكن أن يساعد تحليلها في توجيه قرارات عملك الأمر الذي يوفر رؤية شاملة حول الأداء وطرق تحسينه ويعزز من دور الرقابة.
اقرأ ايضا: ما هي القيمة السوقية؟ وكيف يتم حسابها؟
عند اختيار أحد أنظمة نقاط البيع، ابحث عن الصفات الأساسية التالية:
• الميزات: الاعتبار الأول والأهم عند اختيار نظام نقاط البيع هو ميزاته، يجب أن يحتوي على جميع الميزات الضرورية التي تناسب المتطلبات المحددة لعملك. على سبيل المثال، إذا كنت تملك مطعم صغير، فأنت بحاجة إلى نقطة بيع مصممة للتعامل مع المعاملات السريعة ويمكن أن تعمل دون اتصال بالإنترنت.
• سهولة الاستخدام: يجب أن يكون نظام نقاط البيع الخاص بك سهل التعلم والاستخدام لك ولموظفيك، يجب أن يحتوي النظام على واجهة سهلة، وعملية طلب سهلة، وعملية دفع بسيطة.
• التوافق: تأكد من أن نظام نقاط البيع الذي تختاره يتكامل مع برامجك الأخرى مثل برامج المحاسبة والمخزون وإدارة علاقات العملاء.
• الأمان: يعد الأمان جانب أساسي يجب مراعاته عند اختيار نظام نقاط البيع، يجب أن تتأكد من أن معلومات الدفع الخاصة بعميلك آمنة، ابحث عن نقطة بيع تستخدم تقنية التشفير ومتوافقة مع معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع.
• التكلفة: يمكن أن تختلف تكلفة نظام نقاط البيع بشكل كبير، ومن الضروري اختيار النظام الذي يناسب ميزانيتك، ولا تشمل التكلفة النظام والمعدات فحسب، بل تشمل أيضاً التكاليف التشغيلية مثل التدريب والدعم والصيانة.
العربية