تبدأ عملية إدارة حسابات الزبائن في برنامج البيان بفهم هيكل النظام وكيفية إدخال بيانات العملاء بشكل دقيق ومنظم، حيث يتم إنشاء ملف خاص بكل عميل يتضمن المعلومات الاساسية مثل الاسم ووسائل التواصل وسجل التعاملات، وهذا يسهل متابعة العمليات المالية لاحقا ويمنحك رؤية واضحة عن نشاط كل عميل داخل النظام بطريقة احترافية.
بعد ذلك تأتي مرحلة تسجيل الفواتير والمدفوعات وربطها بالحسابات الخاصة بكل عميل داخل واجهة البرنامج، وهنا تظهر قوة إدارة حسابات الزبائن في برنامج البيان من خلال تتبع الارصدة بشكل لحظي ومعرفة المستحقات والمديونيات بسهولة، مما يساعد في تحسين التدفقات النقدية واتخاذ قرارات مالية دقيقة تدعم استقرار العمل.
ثم يتم استخدام التقارير التحليلية التي يوفرها البرنامج لاستخراج بيانات مفصلة حول سلوك العملاء وحجم التعاملات، وهو ما يساعد في تطوير استراتيجيات البيع وخدمة العملاء بشكل افضل، كما ان تنظيم الحسابات بهذه الطريقة يعزز من كفاءة العمل ويقلل الاخطاء ويمنح المستخدم تجربة ادارة مالية سلسة ومتكاملة.
لذلك نجد إن إدارة حسابات الزبائن والموردين هي إحدى أهم العمليات اليومية في أي منشأة تجارية. ويقدم برنامج البيان للمحاسبة والمستودعات أدوات عملية تسهل تعريف الزبائن، تسجيل عمليات البيع، ومتابعة الذمم من خلال كشوف الحساب.
إضافة بطاقة حساب هي الخطوة الأولى قبل تنفيذ أي عملية مالية أو مخزنية، يتيح برنامج البيان إنشاء بطاقة زبون مع مجموعة من الحقول الأساسية التي تساعد على تنظيم البيانات.
من الواجهة الرئيسية: فتح بطاقات ثم فتح وتعديل بطاقة حساب
اقرأ ايضا: دليل إعداد تقرير كشف أرصدة الحسابات في برنامج البيان (مع نموذج أرصدة الزبائن)
الاسم: اسم الزبون
الحساب الأصلي: نكتب اول حرف من الحساب المطلوب وهو الزبائن ثم نضغط F4 لتظهر قائمة الحسابات ونختار الحساب المطلوب.
الحساب الختامي: الزبائن هو حساب ميزانية
اللقب: السيد على سبيل المثال
بعد إنشاء بطاقة الحساب، يمكن البدء بتسجيل عمليات بيع، حيث يوفر برنامج البيان شاشة فواتير مرنة تسمح بإدخال فواتير البيع:
- اسم الحساب: زبون نقدي هو الخيار الذي نحدده عند ادخال مبيعات لأي زبون ويدفع لنا بشكل نقدي، لكن عندما يتم البيع بشكل أجل نستطيع تحديد اسم الحساب وهو اسم الزبون الذي قمنا بفتح بطاقة حساب ضمن قائمة الزبائن.
- الدفع: آجل
- أسعار المواد: حسب نظام التسعير المتبع مع الزبون
- نستطيع من خلال الضغط بالزر الأيمن على المادة المدخلة ضمن فاتورة البيع معرفة وسطي التكلفة – أخر شراء من المورد – أخر شراء – سعر المستهلك – والعديد من الأسعار التي تساعدنا على تسعير فاتورة البيع كما في الشكل التالي:
- نستطيع إضافة دفعة ضمن فاتورة بيع أجل للزبون من خلال تسجيل قيمة الدفعة أسفل الفاتورة عند خانة دفعة ليتم تسجيل سند قيد بالدفعة تدخل الى الصندوق وتخفض رصيد الزبون بالقيمة وهي ميزة ضمن برنامج البيان للمحاسبة والمستودعات.
استخراج كشف حساب للزبون أو المورد:
بعد تسجيل الفواتير والمدفوعات يحتاج المستخدم الى متابعة حركة الحساب، يوفر برنامج البيان تقريرا شاملا لكشف الحساب يعرض جميع العمليات المالية المرتبطة بالزبون أو المورد.
من الواجهة الرئيسية: تقارير محاسبية كشف الحساب
- اسم الحساب: الزبون او المورد الذي اريد اظهار كشف حساب له لمعرفة رصيده
- نحدد الفترة الزمنية التي تغطي كشف الحساب
- نوع الكشف: اما اجمالي او تفصلي
بالنسبة لكشف حساب زبون يظهر فواتير البيع للزبون والدفعات المقدمة للوصول الى الرصيد النهائي ضمن فترة استخراج الكشف حيث نلاحظ ان الطرف المدين هو المبالغ التي نريدها من الزبون حيث نستطيع من خلال ضغط enter على أي فاتورة ضمن كشف الحساب والانتقال الى تفاصيل الفاتورة.
من الكشف السابق عند فاتورة المبيعات الأولى بقيمة 8000 كانت بشكل نقدي ودخلت الى الصندوق مباشرة لكن فاتورة المبيعات الثانية كانت بشكل أجل على الزبون بقيمة 7500 وقد قدم دفعة من الفاتورة مباشرة عند البيع خفضت من رصيده وبذلك يكون الرصيد النهائي للزبون 2500.
مما تقدم نلاحظ التسلسل في برنامج البيان مترابط بشكل منطقي:
- بطاقة الحساب هي الأساس الذي نربط به كل العمليات
- فاتورة بيع تسجل باسم الزبون وتؤثر مباشرة على رصيده
- كشف الحساب الذي يعرض نتيجة كل العمليات التي تمت على الحساب
هذا الترابط يجعل متابعة الذمم وإدارة المبيعات عملية دقيقة وسهلة في الوقت نفسه وهي دورة عمل متكاملة يقدمها برنامج البيان للمحاسبة والمستودعات تساعد الشركات على إدارة علاقاتها مع الزبائن والموردين بكفاءة عالية.
العربية