Menu
إن إدارة الحسابات المستحقة القبض والدفع عملية ضرورية للحفاظ على صحة أعمالك المالية، اكتشف استراتيجيات متنوعة لإدارة مخاطرك المالية وتحسين تدفقاتك النقدية وللحفاظ على الاستقرار المالي كما سنوضحها تالياً من خلال موقع البيان للمحاسبة والمستودعات.
الحسابات مستحقة القبض هي المبيعات الائتمانية الخاصة بالشركة، أي أنها رصيد الشركة من الأموال المستحقة التي لم يتم تحصيلها بعد لقاء سلع وخدمات مقدمة للعملاء، يتم تسجيلها كأصل متداول في قائمة المركز المالي، حيث تسمح الشركات لعملائها بدفع ثمن السلع والخدمات على مدى فترة زمنية ممتدة معقولة.
بعض النقاط الهامة حول الحسابات مستحقة القبض:
• قد يحصل العميل على خصم بسيط مقابل سداد المبلغ المستحق للشركة مبكراً.
• تعتبر الحسابات المستحقة القبض أصلا للشركة.
• يتم الاتفاق على الشروط المتعلقة بالمبيع بالائتمان مع العملاء كمدة التسديد وحد الائتمان وغيرها.
• يعد قياس متوسط أيام التحصيل جزءاً مهماً من التنبؤ بالتغيرات في رأس المال العامل ولحساب الدورة النقدية.
• وعلى عكس الحسابات المستحقة القبض، توجد الحسابات المستحقة الدفع، والتي تعكس الأموال التي تدين بها الشركة ولكنها لم تدفعها بعد.
• تعتبر حسابات القبض عنصرا هاما في التحليل المالي لبيانات الشركة، وهي طريقة شائعة يستخدمها المستثمرون لتحديد قيمة الشركة وأوراقها المالية
• يمكن استخدام الحسابات مستحقة القبض كضمان لتأمين قرض لمساعدة الشركة على الوفاء بالتزاماتها قصيرة الأجل.
• تعد الحسابات مستحقة القبض أصل متداول، ولذلك لإنها تساهم توفير سيولة للشركة أو تغطية التزاماتها قصيرة الأجل دون تدفقات نقدية إضافية.
• غالبا ما يقوم المحللون بتقييم الحسابات المستحقة القبض في سياق معدل الدوران، المعروف أيضا باسم نسبة دوران الحسابات المستحقة القبض.
• تساهم الحسابات مستحقة القبض في تقييم أيام المبيعات المعلقة (DSO)، والتي تقيس متوسط عدد الأيام التي تستغرقها الشركة لتحصيل المدفوعات بعد إجراء عملية البيع.
• من المهم حساب وتقييم أيام المبيعات المعلقة لفهم الدورة النقدية الخاصة بالشركة، أي مقدار الوقت الذي تستغرقه الشركة لتحويل مخزونها إلى مبيعات ثم إلى نقد لأنها توفر معلومات مهمة عن التدفق النقدي للشركة.
اقرأ ايضا: الرهن العقاري: دليلك الشامل
هناك العديد من المخاطر المرتبطة بحمل أرصدة كبيرة من الحسابات مستحقة القبض، بما في ذلك:
1. الديون غير المحصلة: يتم شطب نسبة المبالغ المستحقة القبض المرتفعة التي لم يتم تحصيلها لفترة طويلة كديون معدومة، يحدث هذا الموقف عندما يفلس العملاء الذين يشترون بالائتمان أو لا يدفعون قيمة الفاتورة.
2. أوجه القصور في التدفق النقدي: تحتاج الشركة إلى التدفق النقدي لعملياتها، قد يؤدي البيع على الائتمان إلى زيادة الإيرادات والدخل، لكنه لا يوفر تدفقاً نقدياً فعلياً، على المدى القصير يعد ذلك مقبولاً، ولكن على المدى الطويل، يمكن أن يتسبب في نقص السيولة لدى الشركة واضطرارها إلى تحمل التزامات أخرى لتمويل العمليات.
3. المبالغة في تقدير الإيرادات: عندما يتم المبالغة في تقدير الإيرادات، يتم تسجيل المزيد من المستحقات أكثر مما يدين به العملاء بالفعل، يمكن أن يحدث هذا عندما يكون حفظ سجلات الحسابات المدينة غير منظم أو إذا لم يتم استبعاد الحسابات التي يحتمل أن تكون غير قابلة للتحصيل عن قصد من إجمالي الحسابات المدينة من أجل جعل الأمر يبدو وكأن الأرباح أعلى مما هي عليه في الواقع.
4. عمليات القطع غير المفروضة: تضمن عمليات القطع أن المعاملات المالية دقيقة ويتم حسابها في الفترة المحاسبية الصحيحة. وبدون القطع المناسب، يمكن المبالغة في حسابات القبض والإيرادات.
5. التقليل من الإيرادات: عندما يتم التقليل من الإيرادات، يتم تسجيل عدد أقل من المستحقات مقارنة بما يدين به العملاء بالفعل، يمكن أن يحدث هذا بسبب خطأ محاسبي أو عندما يتم ذلك بشكل مقصود لخفض الدخل الخاضع للضريبة.
6. زيادة تركيز الحسابات المدينة: عندما يمثل عدد قليل فقط من العملاء الحسابات المدينة، فإن الشركة تتعرض لخطر أكبر على إيراداتها عندما لا يتم دفع هذه المستحقات في الوقت المحدد أو لا يتم دفعها على الإطلاق.
تشمل الخطوات الفعالة لإدارة مخاطر الحسابات مستحقة القبض التي يمكنك اتخاذها لتقليل هذه المخاطر ما يلي:
الحفاظ على الأنظمة والمعايير: إنشاء نظام ومعايير قابلة للتطبيق لإدارة الحسابات المستحقة القبض، بما في ذلك الفصل بين الواجبات من اهم هذة البرامج افضل برنامج محاسبة لشركات المقاولات.
تحليل مخاطر تمديد الائتمان: قبل أن التعامل مع عميل جديد، ينبغي إجراء بعض الأبحاث حول الجدارة الائتمانية للعميل المحتمل لمعرفة ما إذا كان من المحتمل أن يتخلف هذا العميل الجديد عن السداد. بعد ذلك، يجب القيام بإجراء مراجعات شهرية أو ربع سنوية للحسابات المستحقة القبض للحفاظ على صورة واضحة لمخاطر الشركة.
إنشاء سياسة ائتمانية قابلة للتنفيذ: يعد تحديد شروط الائتمان الخاصة بالشركة بالكامل، بما في ذلك مبلغ الائتمان الذي ترغب في تمديده والمدة، يمكن مناقشة هذه الشروط مع العملاء الجدد قبل تقديم الائتمان.
التقليل من تركيز العملاء: إن عملية تنويع قاعدة العملاء ضرورية، وتتم من خلال تركيز المبيعات على قطاعات الأعمال أو الصناعات المختلفة.
الاستثمار في تأمين الائتمان التجاري: هناك استراتيجية فعالة أخرى لإدارة مخاطر الحسابات المستحقة القبض وهي تأمين الائتمان التجاري، يغطي تأمين الائتمان التجاري حسابات الشركة التجارية المستحقة القبض ويمكن سداد نسبة مئوية من الديون المستحقة عندما لا يتم سداد هذا الدين.
الحسابات المستحقة الدفع أو الذمم الدائنة إلى التزامات الشركة قصيرة الأجل المستحقة لدائنيها أو مورديها، والتي لم يتم سدادها بعد، مقابل السلع أو الخدمات المشتراة بالائتمان، تظهر الحسابات المستحقة الدفع في قائمة المركز المالي كالتزام متداول، وترتبط بشكل عام بالفواتير التي يتم إصدارها مقابل أوامر شراء محددة.
بعض النقاط الهامة حول الحسابات المستحقة الدفع:
• إن الزيادة أو النقصان في الحسابات مستحقة الدفع للفترات السابقة تظهر في قائمة التدفقات النقدية.
• يظهر مجموع جميع المبالغ المستحقة للبائعين كرصيد الحسابات المستحقة الدفع في قائمة المركز المالي للشركة.
• قد تقرر الشركة دفع المبالغ أو الفواتير المستحقة في أقرب وقت ممكن للحصول على خصومات ومن أجل تحسين التدفق النقدي.
• يعد الحفاظ على عملية منظمة وجيدة الإدارة الحسابات المستحقة القبض أمراً أساسياً حتى تظل الشركة على دراية بتأثير هذه الحسابات على أرباحها النهائية.
تتضمن عملية تسجيل الحسابات المستحقة الدفع أربع خطوات كما يلي:
1. تسجيل الفاتورة: عادةً يتضمن تسجيل الفاتورة إدخال بيانات الفاتورة يدوياً (تفاصيل البائع، والبنود، والمبالغ وغيرها) في السجل، قد هذا مخاطر مرتبطة بالدقة والخطأ البشري.
2. الموافقة على الفاتورة: تتضمن الموافقة على الفاتورة مراجعة فواتير الموردين والموافقة عليها.
3. إذن الدفع: بمجرد أن يكون هناك فاتورة موجودة جاهزة للدفع، يجب الحصول على إذن لإجراء الدفع، يتضمن ذلك التاريخ الذي ستقدم فيه الدفعة وطريقة الدفع ومبلغ الدفع.
4. تنفيذ الدفع: بعد الحصول على إذن الدفع، يتم دفع الفاتورة وإرسال تفاصيل التحويل إلى البائع.
يعد التدفق النقدي بمثابة مقياس لمقدار الأموال التي تحصل عليها الشركة مقابل المبلغ الذي تنفقه، لذلك فإن حسابات الدفع لها تأثير كبير على التدفق النقدي المتعلق بالشركة، والذي بدوره يؤثر على مقدار رأس المال العامل المتاح لديها.
• بشكل عام، يمكن زيادة التدفق النقدي الخاص بالشركة إلى أقصى حد من خلال اتخاذ أطول وقت ممكن لتسوية الحسابات المستحقة الدفع وتحصيل الحسابات المستحقة القبض بأسرع ما يمكن.
• من الضروري أيضاً تحقيق التوازن الصحيح بين وجود مخزون كبير جداً وعدم كفاية المخزون، إذا قامت الشركة بشراء مخزون أكثر مما يمكن بيعه في فترة محددة، فسيكون لديها مبلغ كبير مستحق على الحسابات المستحقة الدفع
• قد يستغرق الأمر وقتاً طويلاً قبل أن تحصل على العائد من الحسابات المستحقة القبض، مما قد يؤدي ذلك إلى تدفق نقدي سلبي، مما ينتج عنه مشاكل على الفترات الزمنية الطويلة.
• يمكن أن تساعد عملية مراقبة الحسابات المستحقة الدفع على تجنب هذه المشكلة. ومن خلال الفهم الواضح لما هو وارد وصادر وتواريخ كل منهما، يمكنك اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن الاستثمار ودفع المبالغ المستحقة.
• يمكن أن تساهم الحسابات المستحقة الدفع في التنبؤ بالتدفق النقدي خلال الفترات القادمة، مما يتيح للشركة اتخاذ إجراءات مبكرة للحصول على قرض عند الحاجة، مما قد يساعد أيضاً في تجنب حدوث مشاكل مالية والحصول على فرص أفضل للمساومة على الشروط.
اقرأ ايضا: ما هو المقصود بإدارة علاقات العملاء CRM؟
إن الحسابات المستحقة القبض والحسابات المستحقة الدفع متعاكسة بشكل أساسي.
• الحسابات المستحقة الدفع هي الأموال التي تدين بها الشركة لمورديها.
• بينما الحسابات المستحقة القبض هي الأموال المستحقة للشركة، عادة من قبل العملاء.
• يتم تسجل الحسابات المستحقة الدفع كالتزامات متداولة.
• بينما تسجيل الحسابات المستحقة القبض كأصول متداولة.
• الحسابات المستحقة الدفع لا تحتوي على أي تعويضات.
• يمكن تعويض الحسابات المستحقة القبض من خلال مخصص الحسابات المشكوك في تحصيلها
• تؤدي الحسابات المستحقة الدفع إلى تدفق نقدي خارج.
• الحسابات المستحقة القبض تؤدي إلى تدفق النقدي داخل.
• عندما تتعامل إحدى الشركات مع شركة أخرى بالائتمان، ستقوم إحداهما بتسجيل إدخال للحسابات المستحقة الدفع في دفاترها بينما تسجل الأخرى إدخالاً للحسابات المستحقة القبض.
English