اتصل الآن
    جدول المحتويات

(7) خطوات بسيطة تساعدك على القيام بإجراء الجرد بشكل صحيح

خطوات تساعد على جرد المخزون

يعتبر الجرد من العناصر المهمة جدا في علم المحاسبة إذ يتم من خلاله تسجيل وإثبات جميع الأصول والخصوم المتعلقة بالشركة وبالتالي فهو يساعدك على تقييم القيمة الإجمالية الخاصة بالشركة

تابع معنا في هذا المقال لتتعرف ما هو الجرد؟ وكيف يتم تنفيذه بدقة لإتمام عملية الدورة المحاسبية في الشركات.

 

ما هو الجرد المحاسبي؟

هو عملية مهمة جدا في المحاسبة يتم فيها التأكد من وجود جميع الأصول والخصوم الخاصة بالشركة، وتتم عملية الجرد في نهاية الفترة المالية من العام وذلك للتأكد من تطابق المخزون الفعلي من البضاعة مع الكمية المعروضة في السجل المحاسبي.

 

لذلك ينبغي عليك تسجيل جميع المواد الموجودة فعلياً لديك بشكل دائم وبشكل دقيق (الكمية – السعر – الحالة)، والتحقق بشكل دوري كل يوم من تطابق السجلات المحاسبية الفعلية الموجودة في الواقع.

 

في حال إجراء الجرد المحاسبي بدقة فذلك سيساعدكَ في تحديد كمية الخسارة والتحقق من أي شيء غير قانوني في الشركة.

ما هو محضر الجرد؟

هو مستند شامل يوفر معلومات مفصلة حول كمية وموقع وقيمة العناصر الموجودة

في مخزون الشركة. فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي قد يتضمنها محضر الجرد:

 

  • مخطط المخزون: المساحة المستغلة والمساحة الغير مستغلة في المخزون ومواقع الرفوف.
  • جرد التجهيزات: جرد الأدوات والآلات والمعدات الموجودة في المخزن.
  • الأرشيف: قد يتضمن رقم الطاولات والرفوف ونوعية الوثائق بالإضافة لملاحظات اخرى
  • التاريخ: تاريخ المحضر، تاريخ القيام بالجرد، تواريخ الاذونات ...الخ.
  • اسم/معرف العنصر: يجب تحديد كل عنصر في المخزون باسم أو معرف فريد.
  • الوصف: وصف موجز لكل عنصر من عناصر المخزون.
  • الكمية: عدد كل قطعة موجودة في المخزون حاليًا.
  • سعر الوحدة: التكلفة لكل وحدة من كل بند.
  • القيمة الإجمالية: القيمة الإجمالية لكل صنف (الكمية مضروبة في سعر الوحدة).
  • مستوى إعادة الطلب: مستوى المخزون الذي يجب عنده إعادة طلب المخزون الجديد.
  • العناصر المتوقفة: معلومات حول العناصر التي لم تعد متوفرة أو تم إيقافها.
  • تاريخ التخلص من العناصر: التاريخ الذي تم فيه التخلص من العناصر مع ذكر السبب.

 

من المهم أيضًا ملاحظة أن المحتويات المحددة للمحضر يمكن أن تختلف وفقًا لطبيعة العمل واحتياجاته المحددة.

عملية الجرد في المؤسسة

عملية الجرد في المؤسسة تعد من العمليات المحورية لضمان دقة المعلومات المالية والمخزنية، حيث تهدف إلى مطابقة السجلات المحاسبية مع الواقع الفعلي للموارد. يشمل الجرد مراجعة دقيقة للمخزون، الأصول الثابتة، والالتزامات المالية بهدف تحديد الفروقات ومعالجة أي أخطاء محاسبية محتملة. عملية الجرد في المؤسسة تُنفذ عادةً بشكل دوري، مثل نهاية السنة المالية أو حسب متطلبات الإدارة، لضمان دقة البيانات واستدامة العمليات.

تكتسب عملية الجرد في المؤسسة أهمية كبيرة في تعزيز الشفافية والمصداقية المالية. فهي تساعد الإدارة على التعرف على الأصول الحقيقية المتاحة، مثل المخزون والآلات، وتحديد الفاقد أو التلف. كما تسهم العملية في اتخاذ قرارات دقيقة مبنية على بيانات واقعية، مثل التخطيط المالي أو تحسين إدارة الموارد. بالإضافة إلى ذلك، يعتبر الجرد المحاسبي أداة فعالة لتجنب الخسائر الناتجة عن سوء الإدارة أو الاختلاس.

الجرد المحاسبي يلعب دورًا أساسيًا في تحسين كفاءة العمليات التشغيلية داخل المؤسسة. من خلال عملية الجرد في المؤسسة، يتم تحسين مراقبة المخزون وتجنب حدوث العجز أو الفائض غير المبرر. كما تدعم العملية الالتزام باللوائح والقوانين المالية، مما يعزز من سمعة المؤسسة أمام الجهات الرقابية والمستثمرين. لذلك، يعد تنفيذ الجرد بشكل دقيق ومنتظم جزءًا لا يتجزأ من تحقيق النجاح المالي والإداري.

من يقوم بعملية الجرد؟

يقوم مدير الشراء والتخزين بالإشراف على عملية الجرد بشكل رئيسي بالإضافة إلى

لجنة يتم تشكيلها من قبل إدارة الشركة تتكون من:

 

  • أمين المخزن

هو محترف مسؤول عن تتبع وإدارة الطلبات في المتاجر والمستودعات والمرافق

الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، يقوم بالتوقيع على الشحنات لتسهيل المبيعات مع حساب

مخزون المنتج الحالي.

 

  • أعضاء فنيين

هم المسؤولين عن الحفاظ على كفاءة أدوات ومعدات المخزون. عادةً ما يقومون بوضع

الإرشادات وإدارة سجلات المخزون وتشغيل الآلات والمعدات واستكشاف المشكلات

وإصلاحها وإجراء فحوصات الصيانة الدورية.

 

  • محاسب مختص

مسؤول عن الإشراف وإدارة التكاليف التي تنطوي على عمليات مخزون الشركة.

ومن واجبه مراقبة المعاملات وتحديث دفاتر الأستاذ العام وجمع البيانات وتحليلها

وإجراء عمليات التدقيق والتقييم وإعداد تقارير المخزون المنتظمة.

 

  • مراقب المخزون

مراقب المخزون مسؤول عن حفظ المخزون في المنظمة. يتضمن ذلك تسجيل مشتريات

ومبيعات العناصر، وحساب عناصر الرصيد، وإنشاء تقارير المخزون، والاحتفاظ بسجلات

قاعدة البيانات لجميع المعاملات، والحفاظ على مستويات المخزون الآمنة.

 

ما هي أنواع الجرد المختلفة؟

يوجد أكثر من نوع للجرد تستخدمها الشركات في المخازن والمستودعات، وهنا نوضح لكَ أهم أنواع الجرد الذي تعتمد عليه الشركات.

 

  • الجرد الدوري:

يتم فيه جرد المخزون من البضاعة وحساب قيمته في نهاية فترة زمنية محددة مثل: نهاية كل شهر أو نهاية كل أسبوع، كما تقوم الشركات بالجرد عند إعداد قائمة المركز المالي، كما يقوم المحاسب المالي في الجرد الدوري بالموازنة بين الجرد الفعلي الموجود بالمخزن مع الجرد الموجود في السجلات المحاسبية.

 

  • الجرد المستمر:

يساعدك الجرد المستمر في معرفة كميات المخزون الموجودة في المستودعات وتعديل البيانات لديك في أي لحظة.

 

  • الجرد المفاجئ:

يقوم فيه المحاسب المالي أو الشركة بشكل مفاجئ وذلك للتحقق من حالة سرقة أو وجود بضاعة تالفة والتأكد من صلاحية البضاعة والمنتجات الفعلية الموجودة وما يتطابق معها في سجل الدفتر المحاسبي.

 

ما هو الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟

 

  • الجرد الدوري: يتم فيه إدخال بيانات وتكاليف البضاعة المباعة في نهاية الفترة للتقرير المحاسبي.
  • الجرد المستمر: يتم فيه إدخال البيانات وعمليات الشراء في دفتر الأستاذ في كل مرة تتم فيها عملية الشراء.

 

ما هي أهمية الجرد في المحاسبة؟

يعد الجرد من الأمور الرئيسية جدا في المحاسبة المالية فهو مهم جدا في إدارة المخزون وتقييم حجم الأصول لدى الشركة، كما أن الجرد يساعدك في استخلاص النتائج وتحليلها فيما يمكنك بعد ذلك من اتخاذ القرار في عملك التجاري.

من خلال الجرد يمكنك معرفة كمية المواد الموجودة لديك وقيمة المخزون ومقارنتها بعمليات البيع والشراء التي تمت في نفس الفترة المالية مما يسمح لك بمعرفة حجم الأرباح والخسائر وتحديد كمية المخزون، وينصح بإجراء الجرد بشكل دوري لتحليل النتائج باستمرار وباحترافية.

 

ماهي شروط الجرد؟

هناك عدة شروط للقيام بالجرد منها:

  • اختيار عدد مرات وأوقات إجراء الجرد.
  • تشكيل لجنة من قبل الإدارة للإشراف على عملية الجرد.
  • توفر نظام لتسجيل جميع المواد والبيانات المتعلقة بها وتصنيفها أماكن تواجدها.
  • يجب توفير مناخ ملائم للحفاظ على المخزون وترتيبه بالشكل المناسب لسهولة الجرد.
  • التوقيع على محضر الجرد من قبل اللجنة.
  • مقارنة نتائج العام الحالي بنتائج العام السابق وتحليلها.
  • عمل تقرير نهائي بعد الانتهاء وتسليمة للجهة المسؤولة.

كيفية الجرد السنوي

يعد الجرد السنوي من العمليات الإدارية المهمة التي تضمن دقة المعلومات المالية والمخزونية للشركات، حيث يساعد في تحديد القيمة الفعلية للأصول والمخزون وتقييم الأداء العام. تعتمد كيفية الجرد السنوي على عدة خطوات منظمة تهدف لتحقيق دقة وشفافية في إدارة الموارد.

أولاً: تحضير قائمة الجرد
تبدأ عملية الجرد بتحضير قائمة شاملة تتضمن جميع الأصول والمخزونات والمستندات المالية. يتم ترتيب هذه القائمة وفقًا لتصنيف واضح يشمل المواد الخام، المنتجات النهائية، والمعدات، مع تحديد كميات وأسعار كل عنصر. تساعد هذه الخطوة في تسهيل عملية المطابقة بين السجلات والموجودات الفعلية.

ثانيًا: التحقق الميداني
تشمل كيفية الجرد السنوي التحقق من جميع العناصر الموجودة فعليًا في المخزون أو في مواقع الشركة المختلفة. يتم تكليف فرق عمل مدربة بإجراء عمليات العد والتوثيق لضمان أن البيانات المسجلة تتطابق مع الواقع. يتم استخدام تقنيات حديثة مثل الباركود وأنظمة إدارة المخزون لتقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة.

ثالثًا: مراجعة السجلات وتحديث البيانات
بعد إتمام التحقق الميداني، يتم مقارنة النتائج مع السجلات المالية والمحاسبية للشركة. تُحدد الفروقات بين البيانات الفعلية والمعلومات المسجلة، مع تحليل الأسباب المحتملة لأي تباينات. يتم تحديث السجلات بناءً على النتائج النهائية لضمان دقة التقارير المالية وتحقيق التوازن بين المخزون الفعلي والمستندات.

كيف يتم إجراء الجرد بشكل صحيح؟

لإجراء جرد المخزون المحاسبي بطريقة احترافية تعرف على الخطوات الأساسية:

  • يجب اختيار الوقت المثالي لإجراء الجرد المحاسبي مثل الأوقات التي تكون حركة المبيعات فيها بطيئة.
  • يساعدك ترتيب المخزون وترتيب البضاعة ضمن أصناف محددة ومنظمة في تقليل احتمالية حدوث خطأ أثناء عملية الجرد وتسهيل المهمة.
  • استخدم نظام جرد مخزون مناسب في حالة إن كان الجرد دوري أم مستمر.
  • مراجعة الكميات والأصناف الموجودة لديك من المخزون وكتابتها بدقة مما يسهل من عملية تنظيمها.
  • إجراء حساب تكاليف المخزون والتحقق من وجود الأوراق المالية والمستندات السابقة.
  • مقارنة الأرقام الموجودة في الدفاتر المحاسبية مع الأرقام الفعلية للمخزون والتحقق من عدم وجود فرق مالي ومعالجته في حال وجوده.
  • الالتزام بتسجيل جميع الإيرادات والمصاريف بدقة والتحري بدقة ومصداقية المعلومات.

 

ما هو الفرق بين الجرد العام والجرد الدائم؟

هناك عدد من الاختلافات ابين النظامين، وهي كما يلي:

 

المقارنة

 

الجرد العام

 

الجرد الدائم

 

التكلفة

 

أرخص في الصيانة ويتطلب عملاً أقل.

 

أكثر تكلفة في الصيانة ويتطلب موظفين متخصصين ومدربين وشراء البرامج ذات الصلة

 

الملاءمة

 

أكثر ملاءمة للشركات الصغيرة التي لديها مخزون سهل الإدارة أو تلك التي لديها أحجام مبيعات منخفضة

 

تحتاجه الشركات التي لديها مخازن أكبر، وأحجام مبيعات عالية، ومنافذ بيع بالتجزئة متعددة

 

القيود الختامية

 

القيود الختامية، أو التسجيلات التي تتم في نهاية الفترة المحاسبية مطلوبة في نظام الجرد العام

 

غير مطلوبة في نظام الجرد الدائم

 

الاستخدام

 

لتحديد تكلفة البضاعة المباعة لفترة محددة.

 

للتأكد من مطابقة الوحدات المتاحة لسجلات

 

حفظ السجلات

 

يتم تحديث سجلات المخزون بشكل دوري

 

يتم تحديث سجلات المخزون بانتظام

 

الطريقة

 

يقوم الموظفون بحساب المخزون يدويًا

 

تستخدم الشركات نظام كمبيوتر لتتبع المنتجات في الوقت الفعلي

 

الحسابات

 

لا يضيف نظام الجرد العام إدخالاً إلا عند حدوث الجرد الفعلي في نهاية فترة التقرير.

 

يقوم نظام الجرد الدائم بتسجيل المشتريات في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ ويقوم بتحديث إدخال عدد الوحدات بشكل فردي.

 

تكلفة البضاعة المباعة

 

يقوم الجرد العام بحساب التكلفة الإجمالية للبضائع المباعة في نهاية الفترة المحاسبية

 

يقوم الجرد الدائم بحساب تكلفة البضاعة المباعة بعد كل عملية بيع

 

احتمالية وقوع خطأ

 

احتمال أكبر للخطأ لأن عمليات الجرد تتم يدويًا.

 

احتمال أقل لوقوع خطأ ما

 

 

إن الاختيار بين هذين النظامين يعتمد على حجم وطبيعة العمل، بالإضافة إلى الموارد المتاحة لإدارة المخزون

 

أخطاء شائعة تقع في الجرد وكيفية تجنبها:

  • إهمال تدريب الموظف على كيفية التعامل مع النظام المحاسبي الخاص بك.
  • عدم إجراء الجرد الدوري للمخزون.
  • عدم تخزين كامل المخزون في المستودعات.

 

إجراءات متابعة الجرد وتحسين الإجراءات للمستقبل:

إن كنت ترغب في متابعة الجرد وتحسينه بشركتك، عليك اتباع ما يلي:

  • فحص المخزون الخاص بالشركة بشكل دوري.
  • من خلال الفحص الدوري للمخزون ستتمكن من تحديد وجود الأخطاء وبالتالي اتخاذ القرار الصائب.
  • الاحتفاظ بسجلات الجرد المحاسبي السابقة ليتمكن الموظفون الجدد من مراجعة المخزون.
  • التدقيق في أصول الشركة وتحديث المخزون بعد الجرد الدوري والجرد المستمر.

طريقة جرد البضاعة

تعد طريقة جرد البضاعة من أهم الإجراءات التي تعتمدها الشركات لضمان دقة إدارة المخزون والسيطرة عليه تعتمد الشركات على جرد البضاعة في نهاية فترة مالية محددة للتأكد من أن الكميات المسجلة في السجلات المحاسبية تتطابق مع الواقع الفعلي في المخازن يتم ذلك عن طريق إعداد قوائم دقيقة تحتوي على كافة الأصناف المتاحة، ثم يتم مطابقة الأرقام الفعلية مع الأرقام المسجلة. هذه العملية تساهم في كشف أي فروقات أو أخطاء في الإدارة المخزنية مثل السرقات، التلفيات، أو أي حسابات غير دقيقة. تكرار طريقة جرد البضاعة بشكل منتظم يمنح المؤسسة تحكمًا أفضل في مخزونها.

في بعض المؤسسات، يتم استخدام طريقة جرد البضاعة المستمر حيث يتم تسجيل كافة المشتريات والمبيعات بشكل يومي في السجلات يُعتبر هذا الأسلوب أكثر دقة مقارنة بالجرد الدوري، حيث يسمح بتحديث المخزون باستمرار ويساهم في تقليل الأخطاء كما أن هذه الطريقة تمكن الشركة من تحليل بيانات المخزون بشكل فوري، مما يساعد في اتخاذ القرارات المتعلقة بإعادة الطلب أو تصحيح أي انحرافات في البيانات إن إدارة المخزون الفعالة تعتمد بشكل كبير على تطبيق طريقة جرد البضاعة المستمر لتجنب الخسائر غير المتوقعة.

أما الطريقة الدورية لجرد البضاعة فهي تختلف بعض الشيء، حيث تعتمد على إجراء عمليات الجرد في فترات محددة، مثل نهاية كل عام مالي أو كل ربع سنة. تعد طريقة جرد البضاعة الدورية مفيدة للشركات الصغيرة التي لا تمتلك القدرة على تحديث مخزونها بشكل يومي ومع ذلك، فإنها قد تعرض المخزون لخطر عدم الدقة لفترات طويلة، مما قد يؤدي إلى فروقات ملحوظة بين الأرقام المسجلة والكميات الفعلية.

    chevron-down