من المهم جدا في إدارة الحسابات هو القدرة على التحقق من صحة المعلومات المالية، لذا فإن مسك الدفاتر المحاسبية يعتبر من الإجراءات التي يجب على كل مدير مالي اتباعها في إعداد التقارير الشهرية.
ستتعرف في هذا المقال عن أساسيات مسك الدفاتر المحاسبية وما هي أهميتها؟ وما هو الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية؟
يتضمن مسك الدفاتر تسجيل جميع عمليات البيع والشراء وكافة القيود و الايرادات و المصروفات وغير ذلك من نشاطات الشركة اليومية، إذ يحتاج مسك الدفاتر المحاسبية إلى جمع كل الوثائق المالية المسجلة في دفتر اليومية والذي يساعد في إعداد التقارير المالية بشكل دقيق وطريقة صحيحة.
يساعدك مسك الدفاتر المحاسبية على اتخاذ الموقف المالي وتحديد الأرباح والخسائر وتنظيم المعاملات المالية الخاصة بالمنشأة أو الشركة، إذ يعد مسك الدفاتر جزء رئيسي ومهم جدا في إدارة أي منشأة
يوجد نوعان رئيسيان من الدفاتر المحاسبية وهي كالآتي:
هو دفتر لتسجل المجلات جميع المعاملات اليومية التي تجريها الشركة بالترتيب وفقاً
لتاريخ المعاملة. يتكون من عمودين: مدين ودائن، ويُعنى عادةً بتسجيل المعاملات الخاصة
بالحسابات الرئيسية مثل الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصاريف.
يتفرع عن دفتر اليومية عدة دفاتر أخرى منها:
وهو دفتر يسجل جميع معاملات مشتريات الائتمان اليومية، أي أنه لا يتضمن المشتريات النقدية.
يتم تسجيل المعاملات فيه بشكل يومي من الفواتير المستلمة. يتم ترقيم الفواتير بشكل متتابع. كما يتم تدوين كل رقم فاتورة.
يتم تسجيل جميع معاملات مبيعات الائتمان اليومية. أي أنه لا يتضمن المبيعات النقدية، ويوضح إجمالي المبيعات الائتمانية للسلع خلال الفترة المعنية. عادة ما يتم جمع دفتر المبيعات كل شهر،
يتم تسجيل المعاملات فيه بشكل يومي من الفواتير المستلمة.
يستخدم لتسجيل البضائع أو السلع التي يتم إرجاعها من قبل العملاء لأسباب مختلفة، حيث يتم إرسال إشعار دائن إلى العملاء عند إرجاع هذه السلع، هو عبارة عن بيان ترسله الشركة إلى
العميل يوضح المبلغ المضاف إلى الحساب.
يستخدم لتسجيل البضائع أو السلع التي يتم إرجاعها من قبل الشركة للموردين لأسباب مختلفة،
عند إرجاع السلع، يتم إرسال إشعار إليهم من خلال ما يعرف بسند الخصم. وهو بيان يوضح
المبلغ المدين على الحساب.
يتم فيه تسجيل جميع الإيصالات النقدية، والتي يمكن أن تكون مدفوعات من العملاء مقابل
الخدمة أو المنتج الذي يتم بيعه.
يتم فيه تدوين جميع المدفوعات للدائنين نقداً للمشتريات أو الدفعات النقدية الأخرى.
وهو الدفتر الذي ترحل إليه جميع المعاملات المالية من دفتر اليومية إلى أماكن محددة فيه
بعد مراجعتا وتدقيقها وترتيبها، مما يعطي سهولة في تصنيف المعاملات بشكل صحيح لإعداد
ميزان المراجعة فيما بعد والقوائم والتقارير المالية.
بتفرع عن دفتر الأستاذ دفاتر فرعية أخرى منها:
يوفر معلومات حول مبيعات الائتمان المتعلقة بالعملاء.
يوفر معلومات حول مشتريات الائتمان المتعلقة بالبائعين.
هو جزء من دفتر الأستاذ العام، قد يتضمن تقرير دفتر الأستاذ للميزانية العمومية، بيانات دفتر الأستاذ الفرعي للأصول والالتزامات قصيرة الأجل بالإضافة إلى الأصول والالتزامات طويلة الأجل.
لتتمكن من المحافظة على معلومات الدفاتر المحاسبية صحيحة ودقيقة ينبغي أن تتعرف أكثر على كيفية مسك الدفاتر واتباع أهم الإجراءات التالية:
• التأكد من تسجيل جميع الفواتير الخاصة بالعمليات المالية من بيع وشراء وتسجيلها بما يتوافق مع معايير المحاسبة
• استخدام النظام المحاسبي المتوافق مع طبيعة نشاطك التجاري
• مراجعة وتدقيق الدفاتر المحاسبية بشكل دوري للتحقق من صحتها
• التأكد من خلو جميع الحسابات المالية من أي خطأ
• أخذ الوقت بما يكفي للتأكد من صحة تطبيق جميع الإجراءات السابقة
عند اتباعك لهذه الخطوات المهمة يمكنها أن تساعدك في اتخاذ القرار المالي الصحيح والمناسب لإتمام عملك باحترافية ودقة.
تستخدم الحسابات في مسك الدفاتر المحاسبية لتسجيل وتصنيف المعاملات المالية.
وهي عادةً مقسمة إلى عدة أنواع:
هي جميع الموارد التي تمتلكها الشركة والتي لها قيمة نقدية. تنقسم إلى أصول ثابتة
وأصول متداولة مثل: المباني، الآلات، المعدات، الأموال الجاهزة، الزبائن.
هي جميع المطلوبات التي تدين بها الشركة تجاه الغير. تنقسم إلى التزامات ثابتة
والتزامات متداولة مثل: القروض طويلة الأجل، الموردون.
تشير إلى القيمة الدفترية للشركة، وهو الفرق بين الأصول والالتزامات
مثل: رأس المال، الأرباح المحتجزة.
هي تكلفة العمليات أو المبالغ التي تتكبدها الشركة لتوليد الإيرادات.
هو مقدار الأموال التي تولدها الشركة عن طريق بيع السلع أو المنتجات أو الخدمات.
كل عملية مالية يتم تسجيلها لها طرفان مدين ودائن.
طبيعتها مدينة تنقص في الجهة الدائنة وتزيد في الجهة المدينة.
طبيعتها دائنة تزيد في الجهة الدائنة وتنقص في الجهة المدينة.
بعد التحدث عن أهمية مسك الدفاتر المحاسبية ومفهومها يجب عليك أن تفهم أيضا ما هو الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية إذ أن كلاهما يعتبر عملية مهمة ومتكاملة لإتمام المشروع وإليك التالي:
• يعد ماسك الدفاتر المحاسبية هو المسؤول عن تسجيل جميع المعاملات المالية
• بينما المحاسب المالي هو المسؤول عن تحليل البيانات المالية وتلخيصها وإعداد التقارير المالية
• يقوم ماسك الدفاتر بحفظ السجلات وتصنيف جميع المعاملات المالية وتسجيلها
• بينما يقوم المحاسب المالي بتلخيص جميع المعاملات المالية المسجلة وتحليلها وإعداد التقارير المالية عنها
قد تحدث العديد من الأخطاء الشائعة أثناء مسك الدفاتر المحاسبية منها:
أخطاء إدخال البيانات هي الأخطاء التي تحدث في مكان وكيفية إدخال العناصر مثل:
هو ببساطة الفشل في تسجيل عنصر بشكل غير مقصود. على سبيل المثال، يتم دفع فاتورة والإغفال عن تدوين الاستلام. يحدث هذا الخطأ بسهولة إذا لم يتم حفظ وترتيب المستندات، الإيصالات، الفواتير بحيث يغفل عنها ولا يتم تسجيلها أبدًا.
يحدث هذا الخطأ عند ترحيل معاملة أو أكثر من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ مما قد يسبب
العديد من المشاكل ويوجد حالة من عدم التوازن بين البيانات المالية.
للتحقق من نجاح عملية مسك الدفاتر المحاسبية عليك اتباع الخطوات المهمة التالية التي ستساعدك في نجاح مسك الدفاتر وإعداد مشروعك بطريقة احترافية:
English