اختلاس الأصول في الشركات ماهو وكيف نواجهه

إن اختلاس الأصول في الشركات هو استغلال الموظفين لمواقعهم لسرقة امول او أصول الشركة، ويحدث نتيجة ثغرات في الرقابة الداخلية أو إهمال الإدارة، مما يؤدي الى خسائر مالية كبيرة ويهدد استمرارية الشركة ويقوض ثقة الملاك والمستثمرين.

ما هو اختلاس الأصول

يحدث اختلاس الأصول عندما يستخدم الموظفين أصحاب القرار أموال الشركة أو ممتلكاتها أو مواردها لمصلحته الخاصة دون إذن وغالبا ما يشار الى ذلك باسم الاحتيال الداخلي.
يمكن أن تشمل الأصول المعنية ما يلي:

1- النقدية او الأموال التي تحتفظ بها الشركة

2- الممتلكات او المخزون الخاص بالشركة

3- الملكية الفردية أو الاسرار التجارية أو بيانات مهمة

4- مطالبات السداد المستحقة للشركة على الغير او أموال الرواتب

علامات تحذيرية شائعة تنبه الى وجود اختلاس في أصول الشركة

معظم حالات الاختلاس تنطوي على محاولات للتستر على النشاط. لكن هناك” إشارات تحذيرية“شائعة يمكنك الانتباه إليها، منها:

1- مدفوعات غير عادية أو غامضة في الحسابات، سحوبات غير مبررة، فواتير مفقودة، أو إدخالات” متنوعة“

2- رفض الموظفين مشاركة الوصول إلى سجلات المحاسبة أو المعلومات المالية

3- التأخير في إعداد الحسابات الشهرية أو سجلات الرواتب أو التسويات

4- تقارير الموردين عن عدم السداد أو استفسارات الموظفين عن عدم تطابق النفقات مع السجلات

5- ظهور النفقات الشخصية في كشوف الحسابات المصرفية للشركة

6- عمليات سحب نقدية غير منتظمة أو تغيرات في أنماط الإنفاق

7- فقدان مستمر للنقود

8- تغيرات في نمط حياة الموظفين لا تتوافق مع رواتبهم

اقرأ ايضا: المعالجة المحاسبية لتكاليف الاقتراض في ظل المعيار الدولي 23

وسائل شائعة لاختلاس الأصول

قد يستخدم المديرون الذين يشاركون في اختلاس الأصول مجموعة متنوعة من الممارسات الخادعة، بما في ذلك:

تزوير الفواتير: إنشاء أو تغيير الفواتير للحصول على مدفوعات غير مصرح بها. تتضمن أنظمة إعداد الفواتير إنشاء فواتير احتيالية أو التلاعب بالفواتير الموجودة لتحويل الأموال إلى حسابات شخصية. يمكن القيام بذلك عن طريق إنشاء بائعين وهميين أو تضخيم الفواتير من البائعين الشرعيين. على سبيل المثال، قد يقوم أحد الموظفين في قسم الحسابات الدائنة بإنشاء بائع مزيف وتقديم فواتير للسلع أو الخدمات التي لم يتم تقديمها فعلياً على الإطلاق.

المطالبات الاحتيالية بالنفقات: تقديم نفقات لم يتم تكبدها أبدًا، يمكن أن يشمل ذلك اختلاق الإيصالات، أو المطالبة بالنفقات الشخصية باعتبارها متعلقة بالعمل، أو المبالغة في المبلغ المنفق على النفقات المشروعة. على سبيل المثال، يمكن للموظف تقديم إيصال لغداء عمل ولكن مع تضخيم المبلغ الإجمالي ليشمل النفقات الشخصية.

احتيال الرواتب: التلاعب بالرواتب لتحويل الأجور أو المزايا، او التلاعب بنظام كشوف الرواتب لتحويل الأموال إلى أفراد غير مصرح لهم أو لتضخيم راتب الفرد. ويمكن القيام بذلك عن طريق إضافة موظفين وهميين إلى كشوف الرواتب، أو تغيير معدلات الأجور، أو التلاعب بساعات العمل الإضافي. على سبيل المثال، يمكن للموظف الذي لديه حق الوصول إلى نظام الرواتب إنشاء موظف وهمي وإضافته إلى كشوف المرتبات، ثم جمع الراتب لذلك الشخص الوهمي.

سرقة المخزون: قد يقوم الموظفون بسرقة المخزون أو اختلاسه للاستخدام الشخصي، مما يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة للشركة. يمكن أن يتضمن ذلك سرقة عناصر مادية، أو التلاعب بسجلات المخزون، أو تحويل المخزون إلى أفراد غير مصرح لهم. على سبيل المثال، قد يقوم موظف في أحد المستودعات بسرقة منتجات قيمة وبيعها في السوق السوداء.

سرقة الملكية الفكرية: أخذ أو بيع الأسرار التجارية أو المعلومات السرية المملوكة للشركة.

تحويل الممتلكات: استخدام أو نقل أصول الشركة لأغراض شخصية.

تحويلات الأموال غير المصرح بها: تحويل أموال الشركة إلى حسابات خاصة.

تأثير اختلاس الأصول على الشركات

إن تأثير الاختلاس على الأصول يشبه الإصابة بمرض خبيث حيث تتجاوز آثاره مجرد اختفاء المال الى تدمير هيكل المنظمة نفسه حيث يصنف الى عدة مستويات نذكر منها ما يلي:

1- التأثيرات المالية والاقتصادية المباشرة:
• فقدان الأصول النقدية والعينية مباشرة وهذا هو الأثر الأكثر وضوحا حيث تختفي الأموال السائلة او تباع دون تسجيل العائدات
• تشويه البيانات المالية حيث تصبح القوائم المالية غير دقيقة ولا تعكس الوضع الحقيقي

2- التأثيرات التشغيلية والوظيفية:
• شل القدرة على الاستثمار والتطوير
• تقليص النفقات التشغيلية بشكل قسري وذلك لفقدان السيولة الضرورية

3- التأثيرات على السمعة والثقة:
• تآكل ثقة العملاء والمستثمرين
• ضعف القدرة على جذب التمويل الجديد

4- التأثيرات الداخلية والثقافية:
• انهيار معنويات الموظفين
• تأسيس ثقافة الفساد
• تشتيت إدارة الشركة

ما هي الخطوات التي يمكن أن تتخذها الشركات لمنع الاختلاس؟

الوقاية خير من العلاج. لحسن الحظ، يمكن أن يؤدي وضع إجراءات وقائية أساسية إلى تقليل المخاطر بشكل كبير، حتى مع وجود ميزانية محدودة. تتضمن بعض الخطوات الأساسية ما يلي:

1- وضع ضوابط مالية مناسبة:
• متابعة المدفوعات من قبل أكثر من شخص بمعنى هناك شخص يدفع شخص يسجل وشخص يراجع
• تعيين مدقق داخلي او الاستعانة بمدقق خارجي يقوم بمراجعة كشوفات الحسابات المصرفية والتسويات
• بالنسبة للمدفوعات التي تتجاوز رقم معين يجب وجود توقيعين من شخصين مختلفين
• تعيين شخص مستقل لمراجعة مطالبات المصاريف وكشوف الرواتب وفواتير الموردين

2- وضع السياسات المناسبة ونظم التدريب المناسب:
• وضع سياسة واضحة ومكتوبة بشأن النفقات وسياسة الائتمان الخاصة بالشركة – حدد بالضبط ما هو مسموح وما هو غير مسموح به
• توثيق دورة المشتريات والنفقات من البداية حتى الموافقة عليها وسدادها

3- التأكد من تنظيم العقود والوثائق بشكل قانوني:
• التأكد من أن عقود العمل واتفاقيات تقديم خدمات المديرين تتضمن واجبات واضحة وإجراءات تأديبية في حالة سوء السلوك.
• إذا كنت تستعين بمقاولين أو موردين، فاحرص على إبرام اتفاقيات مقاولة وعقود توريد مناسبة تحمي مصالحك
• احتفظ بسجلات شاملة لجميع الموافقات والمعاملات ومطالبات النفقات.

4- استخدام التكنولوجيا والخدمات الخارجية:
• تنفيذ برامج محاسبة مثل برنامج البيان للمحاسبة والمستودعات تساعد على تعقب العمليات المالية وتولد سجلات تدقيق وتقارير دقيقة تستطيع من خلالها معالجة اكتشاف الاحتيال او سوء استخدام أصول الشركة بسرعة مما يمنع من تراكم هذه التصرفات التي تؤدي الى خسارات كبيرة في أصول الشركة قد تدعو أحيانا الى اعلان افلاسها.

• استخدم تخزينًا آمنًا قائمًا على السحابة الالكترونية للمستندات والسجلات المحاسبية.

• الاستعانة بمحاسبين خارجيين أو إجراء عملية تدقيق سنوية من قبل مراجع حسابات خارجي لزيادة الموضوعية.

اقرأ ايضا: الفرق بين برنامج البيان وغيره في إدارة نسب المندوبين الذكية والمتكاملة

ماذا تفعل عند الاشتباه بوجود اختلاس ضمن الشركة

إذا لاحظت وجود شيء غير صحيح في حساباتك، فمن المهم اتخاذ الإجراءات اللازمة – ولكن عليك أيضًا توخي الحذر لتجنب المخاطر القانونية، خاصةً إذا كنت بحاجة إلى التحقيق مع أحد الموظفين أو المديرين المشاركين. إليك ما يجب فعله:

• جمع أكبر قدر ممكن من الأدلة دون إثارة شكوك المشتبه به (بما في ذلك نسخ من السجلات المالية ورسائل البريد الإلكتروني وسجلات المعاملات).

• اتباع إجراءات الشركة التأديبية والتحقيقية– مراجعة دليل الموظفين أو سياسات الموارد البشرية لمعرفة الإجراءات الصحيحة.

• طلب مشورة قانونية مستقلة قبل اتخاذ أي خطوات قد تؤثر على وظيفة شخص ما أو عضويته في مجلس الإدارة أو سمعته. كل حالة فريدة من نوعها - احصل على رأي خبير.

• فكر فيما إذا كنت بحاجة إلى إيقاف الشخص عن العمل أثناء التحقيق (مع استمرار دفع راتبه، حسب الاقتضاء)، لمنع التدخل أو المزيد من الخسائر.

• الابلاغ عن أي نشاط غير قانوني (مثل السرقة أو الاحتيال) إذا لزم الأمر.

حماية أصولك من التهديدات المنتشرة: يشكل اختلاس الأصول خطراً كبيراً على الشركات، حيث يستنزف الموارد ويقوض ثقة أصحاب المصلحة. من خلال فهم العلامات التحذيرية وتنفيذ استراتيجية شاملة للكشف عن اختلاس الأصول ومنعه، يمكن لمؤسستك حماية أصولها والحفاظ على سلامتها المالية.