توفر إدارة المشتريات العديد من المزايا التنافسية في السوق من خلال توفير المواد الأساسية المتعلقة بالعملية الإنتاجية بالأسعار المناسبة، لنتعرف عليها وعلى أهم المشاكل التي قد توجهها وكيفية تطويرها وهذا ما سوف نوضحة من خلال مقالنا علي موقع برنامج البيان للمحاسبة والمستودعات.
إدارة المشتريات هي العملية التي من خلالها تقوم المنظمة بإجراء واعتماد وتتبع وتحسين إنفاقها على الإمدادات والخدمات للحصول على المنتجات والمواد والسلع والخدمات اللازمة بأفضل سعر وبالجودة المطلوبة ضمن الوقت المحدد ومن أفضل المصادر، تشتمل خطة إدارة المشتريات القوية على العديد من الوظائف، بما في ذلك:
• تتمثل المهمة الرئيسية لفريق المشتريات في تقليل التكاليف النهائية للشراء وتبسيط عملية الحصول على السلع والخدمات التي تحتاجها الشركة لإنتاج المنتجات.
• تعد إدارة المشتريات أحد مكونات وظيفة إدارة سلسلة التوريد التي تتعامل مع مصادر المواد الداخلية وعملية إدارتها.
• تعتمد المؤسسات في جميع الصناعات على خبرة إدارة المشتريات في البحث عن علاقات الموردين الخارجيين وإدارتها لضمان الحصول على المواد المطلوبة بأفضل تكلفة ممكنة.
• تعمل المشتريات كنظام دعم لعمليات سلسلة التوريد، فهي توفر المصادر التي تمكّن سلسلة التوريد من العثور على المنتجات التي تلبي معايير الجودة أو تتجاوزها والحصول عليها.
• إدارة المشتريات لها تأثير مباشر على النتيجة النهائية للمنظمة والعمليات التجارية الاستراتيجية.
تعتبر الاستراتيجيات القوية لإدارة المشتريات هي خط الدفاع الأول لخفض التكاليف وتحقيق الاستقرار في التدفق النقدي، حيث أنها تشكل أساس وظائف الميزانية والتنبؤ الخاصة بك وتضمن استخدام إيراداتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، يمكن استثمار الأموال التي توفرها من خلال عمليات الشراء الثاقبة في نمو الأعمال، مما يضمن الاستقرار على المدى الطويل.
• يمكن الاستفادة من المشتريات كميزة تنافسية عند استغلالها لتوفير المال والوقت والموارد.
• خفض التكاليف عن طريق تجنب التأخير والأخطاء وتعظيم الموارد ليس سوى جزء من السبب الذي يجعل إدارة المشتريات تلعب دورًا مهمًا في النتيجة النهائية للشركة.
• تضمن إدارة المشتريات الحصول على جميع العناصر والخدمات بشكل صحيح حتى تتمكن المشاريع والعمليات من المضي قدمًا بكفاءة ونجاح.
• إدارة المشتريات مسؤولة عن التفاوض على عقود الإنتاج والموردين المربحة، وقيادة العمليات الجديدة المبتكرة ولعب دور مهم في نقل العمليات التجارية المحلية إلى العالمية.
• تعد عملية الشراء أمراً بالغ الأهمية في تقليل مخاطر سلسلة التوريد بسبب العلاقات التي تقيمها مع الموردين الذين يمكن الاعتماد عليهم.
• بناء سمعة جيدة للشركة في السوق وتعزيز صورتها أمام العملاء والموردين والشركات الأخرى.
• تلعب إدارة المشتريات دوراً في الإستراتيجية طويلة المدى والتخطيط المالي للشركة، حيث يتطلب تحسين التدفق النقدي والحفاظ على انخفاض النفقات لتحسين هوامش الربح بمرور الوقت اتباع نهج سليم لشراء السلع والخدمات.
• منح أصحاب المصلحة عملية موحدة لتقديم الطلبات.
• إنشاء عملية موافقة وإرشادات لتقييم السعر والشروط والمخاطر الخاصة بعقود الشراء.
• بناء عملية فعالة لتتبع البضائع وتسويتها ودفع ثمنها.
• حصاد البيانات من الخطوات السابقة لاستخدامها في التخطيط المستقبلي.
اقرأ ايضا: ما هي الشركات ذات المسؤولية المحدودة والفرق بينها وبين الشركات المساهمة
تختلف عملية الشراء حسب حجم كل شركة وأولوياتها وهيكلها وأهدافها، ومع ذلك، تتشابه العديد من الخطوات الأساسية لتخطيط المشتريات.
1. تحديد احتياجات الشركة
وهي أولى المهام التي يتولاها قسم إدارة المشتريات، قبل أن تتمكن الشركة من إنشاء أمر شراء والبحث عن الموردين، يجب تحديد الاحتياجات من السلع وغيرها، ومن ثم المفاضلة بين أفضل العروض واختيار أنسب الأسعار لقاء الجودة والوقت وتحديد مستويات المخزون اللازمة من تلك السلع.
2. مراجعة طلبات الشراء
وهو عبارة عن مستند يحتوي على احتياجات الشركة الداخلية من السلع أو الخدمات، يتم معاينة الطلبات المقدمة من قبل الإدارات للموافقة عليها أو رفضها، إذا وافق قسم المشتريات على طلب الشراء، فيمكن لقسم المشتريات البدء في البحث عن البائعين أو مقدمي الخدمات المحتملين لاختيار الخيار الأفضل والبدء في عملية الشراء.
3. تقييم الخيارات المتاحة
عملية تقييم البائعين المحتملين للشراء منهم لا تتوقف عند مقارنات الأسعار للحصول على أفضل صفقة، تتطلب هذه المرحلة تقييم البائعين من خلال مجموعة متنوعة من أنشطة الشراء، حيث يمكن لموظفي إدارة المشتريات إرسال طلبات الموردين المحتملين لعروض الأسعار، حينها يتم اختيار أفضل العروض المتاحة.
4. التفاوض على الصفقات
تتولى إدارة المشتريات عملية التفاوض مع الموردين، حيث يتم تقييم كل الموردين للبدء بعملية التفاوض، يعد تحديد الشروط بوضوح لكلا الطرفين أمر بالغ الأهمية، حيث يتم تحديد شروط عقد واضحة مثل:
5. إنشاء أمر شراء
بعد تقييم الموردين والتوصل إلى صفقة، يمكن للقسم إنشاء أمر شراء يتضمن:
بمجرد استلام طلب الشراء والموافقة عليه من قبل الطرفين، يبدأ الموردون في عملية تنفيذ الطلب.
6. فحص البضائع أو الخدمات المستلمة
لا تنتهي عملية الشراء عند مرحلة أمر الشراء، بمجرد تنفيذ المورد للطلب وإرساله، يتعين على إدارة المشتريات إجراء عملية فحص للبضاعة للتأكد من خلوها من أي ضرر أو عيوب أو نقص وبأنها ضمن الجودة المطلوبة، تمنع الطلبات الدقيقة انقطاع دورة حياة الإنتاج وتحافظ على سير عملية الإنتاج بسلاسة.
7. الموافقة على الفواتير والترتيب للدفع
تتم الموافقة على الفواتير وتفحصها من قبل قسم إدارة المشتريات، كما يتولى القسم عملية استيفاء ترتيبات الدفع، بالإضافة إلى الاحتفاظ بسجلات عن عمليات الدفع وأرشفتها، للحصول على نقاط مرجعية أفضل للصفقات المستقبلية.
8. تحديد مستويات المخزون
تقوم إدارة الشراء بتحديد مستويات المخزون المثلى بالتعاون مع الإدارات الأخرى وتحليل المخزون لوضع نقطة إعادة الطلب والحد الأدنى المسموح به من السلع والحد الأقصى.
9. جدولة عمليات الشراء
تقوم إدارة المشتريات بإنشاء جدول زمني ينظم كافة عمليات الشراء المطلوبة ومواعيد تسليمها لتلبي احتياجات الشركة في الوقت المطلوب.
تتكون إدارة شراء المنتجات والمواد والسلع والخدمات بشكل فعال من إنشاء ومتابعة خطوات العملية خلال دورة حياة الشراء بأكملها. يمكن أن تختلف خطوات العملية حسب المؤسسة، بناءً على احتياجات الشركة وأهداف العمل.
• الخطوة الأولى: التحديد والتخطيط
وهي عبارة عن تحديد حاجة المنتجات أو الخدمات المطلوبة، وتعيين مواصفات المنتج وإجراء التخطيط أو التنبؤ، بناءً على البيانات والمعطيات الموجودة، بشأن متى وكيف يتم طلب المنتج أو إعادة طلبه.
• الخطوة الثانية: تحديد واختيار الموردين
في هذه الخطوة يتم تحديد واختيار المورد لتلبية احتياجات المنتج، إما من خلال العلاقات القائمة مع الموردين المعتمدين أو الموردين المفضلين أو من خلال البحث عن موردين جدد وإرسال طلب للحصول على عروض أسعار.
• الخطوة الثالثة: التفاوض والتعاقد
بعد تحديد واختيار الموردين يجب يتم إجراء المفاوضات معهم على أفضل الأسعار والشروط للمنتج من خلال دراسة عروض أسعارهم التنافسية ثم التفاوض بشكل مباشر لتوصيل المتطلبات بوضوح وتحديد التوقعات، بعد الاتفاق على جميع الشروط، يتم إتمام عقد المورد وتوقيعه.
• الخطوة الرابعة: تقديم أمر الشراء
يحدد أمر الشراء على وجه التحديد السعر ومواصفات المنتج وجميع شروط وأحكام المنتج أو الخدمة التي يتم توفيرها، كما أنه بمثابة الوثيقة التي تثبت مصدر المنتج الذي يتم شراؤه لمختلف وحدات الأعمال المتأثرة.
• الخطوة الخامسة: تسريع عملية الحصول على المنتجات
يكون تسريع طلب المنتج ضرورياً في بعض الأحيان لأسباب عديدة مثل قبل الوقت المتوقع لتقادم المنتج، أو تغيير الجدول الزمني، وما إلى ذلك، يمكن أن يكشف فحص توقيت التسليم خلال هذه الخطوة عن المشكلات الأساسية التي يجب معالجتها، مثل عدم الوضوح بشأن مواعيد الدفع وأوقات التسليم وإكمال العمل.
• الخطوة السادسة: استلام وفحص المشتريات
يتم مراجعة جميع الطلبات وفقاً للمواصفات ومعايير الجودة المحددة مسبقاً وإجراء ما يعرف بالمطابقة الثلاثية لأمر الشراء مع الفاتورة ومستند الاستلام، إذا كان ما تم تسليمه لا يفي بالمعايير المحددة، فقد يتم عمل تقرير يشرح سبب عدم الاستلام وإرساله إلى المورد.
• الخطوة السابعة: تخليص الفواتير ودفعها
تقوم إدارة المشتريات بمحاذاة المشتريات والحسابات الدائنة لإكمال عملية شراء المنتج بعد الفحص والتأكد من توافق المستندات المرافقة لها (أمر الشراء، الفاتورة، قسيمة التعبئة/مستند الاستلام).
• الخطوة الثامنة: الحفاظ على السجلات والعلاقات
يعد الاحتفاظ بجميع السجلات المناسبة في حالة التدقيق وأرشفتها خطوة في غاية الأهمية، للحصول على المعلومات الضريبية، وتأكيد ضمان المنتج ولتسهيل إعادة طلب المنتج، توفير البيانات والتعليقات للمورد بناءً على مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد مجالات التحسين والتغييرات المطلوبة في المنتج أو عقد المورد.
إن الطبيعة التوسعية لعملية الشراء تعرضها لمخاطر وتحديات مختلفة، ومنها نذكر تحديات الشراء الأكثر شيوعاً وهي:
مشاكل مع الموردين
يشكل الحفاظ على علاقات قوية وإيجابية مع الموردين حجر الأساس لحل التحديات والمشاكل التي قد تواجه إدارة المشتريات، ترجع العديد من مشكلات الموردين إلى عوامل داخلية مثل المواصفات والمتطلبات غير الواضحة أو مواعيد التسليم غير الدقيقة وغيرها.
خلل في سلسلة التوريد
يمكن أن تتعطل سلاسل التوريد بشكل غير متوقع بسبب عوامل عديدة مثل الحرب والقضايا السياسية والكوارث الطبيعية، يكمن التحدي الأكبر هنا هو الحصول على المواد من مورد آخر في الوقت المطلوب، والحل هو إنشاء نظام استجابة لإدارة مثل هذه الحالات بشكل أكثر كفاءة أثناء العمل مع خبير المشتريات.
قوانين ولوائح الشراء
في كثير من الأحيان، تواجه إدارة المشتريات مشاكل عند التعامل مع القوانين واللوائح المتعلقة بالشراء والتي قد تكون متشابكة ومعقدة مثل الضرائب والجمارك والقوانين المتعلقة بالبيئة.
عدم استقرار الأسعار
إن أسعار المنتجات والخدمات في تقلب مستمر في وقتنا الحالي، وتشكل التغيرات المستمرة في الأسعار تحدياً أمام إدارة المشتريات، فقد تؤدي إلى زيادة التكلفة أو التأخر في الحصول على المنتجات المطلوبة أثناء البحث عن موردين أو التفاوض معهم على الأسعار، لذلك فإن ميزانية مرنة أمر ضروري لتجنب نقص المخزون.
غياب التواصل الداخلي
يعد ضعف التواصل الداخلي أحد التحديات التي تواجه إدارة المشتريات لأنه يتعارض بشكل علني مع توقعات الإدارة العليا من فريق المشتريات، الذي يتولى دوره القادة الاستراتيجيين، مما يجعل إدارة المشتريات غير مدركة للاستراتيجية الموضوعة على مستوى المؤسسة ولديهم معلومات قليلة عن المتطلبات المستقبلية.
إدارة العقود
• تعد إدارة العقود هي الأساس للحفاظ على العلاقات مع الموردين، في حين أن العقد هو وثيقة قانونية تشير إلى بداية علاقة جديدة مع البائع، إلا أن أهدافه أوسع من ذلك بكثير، الهدف هو تمكين الشركة من تقديم المنتجات بسعر تنافسي، ويضمن العقد تسليماً مستقراً وعالي الجودة للمواد والفعالية الإجمالية من حيث التكلفة للصفقة.
• ولكن بسبب طول وقت التنفيذ، والمشكلات المتعلقة بالموردين، ونقص التواصل والتنسيق، وخسارة العقود، لا تستطيع إدارة المشتريات الأداء بكامل إمكاناتها، مما يؤدي إلى عدة مشاكل منها:
تحتاج الشركات إلى نظام مشتريات فعال لأتمتة عملية إدارة سلسلة التوريد ومركزيتها.
مخالفة معايير الجودة
قد تواجه الشركات مشاكل قانونية عديدة بسبب مخالفتها لمعايير الجودة الموضوعة المتعلقة بمواد الإنتاج والتصنيع، ولهذا تعد عملية التأكد من جودة المواد التي يقدمها الموردين والتزامها بمعايير الجودة المطلوبة أمراً ضرورياً لتجنب المشاكل مع الجهات الحكومية المسؤولة.
اقرأ ايضا: ما المقصود بمؤشرات قياس الأداء KPI's وما أهميتها
تتطلب إدارة المشتريات إدارة الموارد والعمليات ضمن مقاييس مخصصة لتحقيق الدقة وقابلية التوسع، تضمن الأنشطة والترقيات التالية استمرار نمو ممارسات الشراء بما يتماشى مع الشركة:
توثيق عمليات الشراء
المركزية
تكامل أنشطة الشراء
أتمتة عمليات الشراء
قياس الأداء